十多年的档案管理工作经历让我深切体会到，做好档案工作，档案责任意识非常重要。登记、整理、保管档案材料，看似简单普通的工作，但要做好却并不容易。虽然如今离开了档案工作岗位，但多年的档案秘书工作养成了我细致严谨的工作作风。看着橱柜分门别类、编号明了的材料，不禁想起从事档案工作时的几次尴尬和脸红。

1 未及时上报领导的明文电报

有年夏天，市里某著名企业家去世，市政府给各单位发了明文电报《讣告》，第二天上午开追悼会，一时人人都在谈论该企业家的去世对全市的经济影响。我心里想人人都知道的事情，而且是市里的大事，校领导肯定是知道的，加上领导当天外出开会未在校，自以为是的心理导致我未打电话向领导汇报此事。第二天早上七点钟未到接到领导电话：“小葛，有没有接到市里关于某某同志追悼会的通知啊？”我在电话这头惊出一身冷汗，未向领导报告已是错误，而头天未仔细阅读明电内容更让我说不清楚到底几点开会。只能告诉领导我现在就去学校查看，等我冒着大雨赶到学校门口，看到领导的车慢慢驶出校门。看着远去的汽车，心里满是对自己工作不负责任的谴责，未电话报告已是错，连电文核心内容都说不清楚。虽然之后领导并未批评我，但这件事给我留下深刻印象，很多年过去仍会经常想起，时时警醒我。

2 没有记录结果的教学竞赛

有一天领导吩咐我说：“你帮我查一下去年主体班教学竞赛获奖的名单，报给我。”结果我翻查了头年所有的档案资料，并没有关于教学竞赛的任何结果记录。我只好找到当时承办教学竞赛的职能处室，但职能处室回忆说竞赛结束后，只将竞赛结果当场在会上宣读，发了奖励证书，并未发正式文件。我只好请职能处室和一些参加教学竞赛的老师回忆整理了一份并不确定的名单。拿着这份名单如实向领导汇报，领导说：“学校这么大的活动，档案怎么会没有记录？”

3 “遗失了”的编号文件

保密局要求上交上年度下发的编号文件，我对照文件数量和文号，发现差了一份，开始并未着急，以为夹在哪里了。但当我将所有资料整理了两遍后仍未见文件踪影时我心慌了，虽然不是密级文件，但普通编号文件也是要一页不差的回收的。我发动办公室所有同志帮忙查找这份文件，并询问了大部分阅过或有可能利用留存文件的领导，但并无结果。我从心慌变成了深刻地担忧，不光自己会受处分，还会连累学校受批评，丢了学校的脸面。最终这份文件找到了，是分管领导将这份文件单独拿下看了，归还时由于我不在就交给了办公室主任保管，办公室主任觉得文件重要就给锁进了铁皮柜，由于工作忙又忘了这档事，后来无意开柜发现了这份遗失了的文件，但这时已经过了文件回收期限很久了。

经过几次“事件”后，我才真正认识到档案整理工作的重要性，也清楚意识到，认真严谨的工作态度、良好的档案整理习惯会让我在文书岗位上更加从容和稳当。我也渐渐在日常工作中思考和创新出一些档案工作的方法。

一是全面、详细记录每一份文件处理的进程和结果，特别记录领导会议日程和活动安排。对于一般普发性文件在领导阅后归档，对于领导签署阅办意见的文件尽快送达相关处室办理并及时记录领导要求、送达时间和要求结办期限，在期限前未办结的，及时下达《文件催办单》，记录办理结果和未及时办理原因，以备向领导汇报和领导的询问。特别是关于领导的会议和活动安排，单独记录，上级要求的会议和活动经常时间和地点会有变更，有时时间安排上还会有重叠，这就需要我们事先与相关部门沟通了解清楚再汇报相关领导，并在会议或活动之前再次提醒领导。

二是及时关注学校的大事及职能处室的活动。学校有年度计划，也有月、周工作安排，及时跟踪学校的大事和重点处室职能处室的重大活动或亲自参与活动，收集资料，，如活动通知、议程安排、結果等等，发现资料有不完整的及时让其补充完整，以便今后借鉴和参考。养成记录大事的习惯，简短记录事件的时间、地点、参与人员、过程，年底整理成学校大事记。

三是收集和保存好与领导相关的资料和信息。档案收集范围要求之内的资料文件我们很容易做到完整归档，但实际工作中有很多我们会用到的资料和信息不在档案保管范围内。如领导在公文上的批示或领导正式签发的文件往往能够很好地归档保存，但领导的一些非正式的书写资料如领导亲自起草的文件稿及修改稿往往就会忽略保存。这些体现着领导的工作思路和思想观点，也反映领导的语言风格和内容逻辑，对办公室秘书日后起草文件和领导讲话稿都有着极大的参考作用。再如领导亲自填写的各种表格，很有必要复印留存。比如领导参加某某协会、研究会等相关信息、领导收到的邀请函、贺信、奖励证书、领导个人订阅的报刊杂志回执等都应复印妥善保存，以备下次填表时参考。

四是定期对档案资料进行系统整理。资料管理混乱就会出现“用时找不着，不用时不经意间冒出来”的情况。我把大文件柜分小格，将文件分类归放，普通传阅文件归一格，与学校工作关系密切的上级来文如市委办、组织部、宣传部的需贯彻执行的文件单独分格，领导批示需承办的归一格，领导相关的信息材料归一格，并大致贴上类别名称，方便查找和利用。每两个月对文件进行一次整理，传阅完毕承办结束的文件重新处理和归类，年底再进行一次系统地整理；领导的信息资料通常一年整理一次，形成纸质档和电子目录档。