摘 要：办公管理是公司十分重要的日常工作，企业信息网和办公自动化系统是实现部门内部、部门之间信息的收集与处理、流动与共享、实现科学决策的信息基础设施。办公自动化管理可以提高人员工作效率，规范工作流程，有利于对各类资料建立档案；有利于对文件进行系统管理，提高政策的完整性和连贯性。现在以计算机和通讯技术为主要手段，利用我厂完善的网络应用环境和办公应用系统，为公司提供信息服务、档案管理服务，为领导决策和部门办公提供服务，节约办公费用。

关键词：办公；自动化；文件；档案；发展；趋势

1 电子文件的含义

我们的社会正处在日新月异的电子时代。电子计算机技术、光盘存储技术、网络通讯技术在办公室领域和文件形成与交换领域的应用日益广泛，使得以传统方式形成和传递的纸质文件材料，都可以使用电子计算机来进行处理，从而产生了大量的电子文件。电子文件依其产生的工作领域可分为办公及信息交流的事务性电子文件和记录生产或科研活动的技术性电子文件；依据信息结构、媒体类型和用途可分为：文本文件、图形文件、图像文件、视频文件、音频文件、命令文件和数据文件等等。

2 电子文件的形成及特点

电子文件最早出现在美国和日本。它的产生是人类社会政治、经济和文化发展的必然结果。科技的进步、办公效率的提高以及政治、经济、文化的发展，对办公信息的处理提出了高效率、高速度和低费用的要求，这就使办公自动化应运而生。此后，以计算机技术为代表的现代办公设备，自动处理和管理各类信息，从而形成了大量的电子文件和电子档案。总之，实现办公自动化电子文件、电子档案是现代发展的趋势。

3 办公自动化的应用

计算机技术和通信技术被广泛地应用到办公室的日常工作中，这从根本上改变了传统的办公方法，同时，对机构内部的文件管理产生了巨大的冲击。随着现代化、信息化建设步伐的加快，新型的网络化办公方式向传统的“公文往返式”办公提出挑战，方便、快捷的电子政务得以推广。

在我厂也采用了先进的开发工具，使得开发出来的系统界面友好，使用方便。系统从功能上基本覆盖了我厂的各个单位、各个部门，企业内部实现了网络互连，并从技术上达到了“无纸”办公的要求。

3.1 公文管理

公文管理是一项重要日常工作，其中包括对收文、发文、会签文、杂件等的管理，涉及到单位之间及单位内各部门。

本系统通过计算机实现对文件的起草，审批、签发、发送、传阅、查询、登记、催办和归档等主要过程。不仅可以取代收发文登记等手工操作，而且还能够自动生成发文，实现公文管理自动化。

该程序具备一些功能：

（1）收文管理。收文管理里面具备收文登录、拟办、办理、催办、借阅和归还、查询、打印、数据备份等功能。

（2）发文管理。发文管理具备发文的登录、会签、查询、打印、数据备份等功能。

（3）公文运转。公文运转应包括收文中的公文运转、发文中的公文运转、公文自动立卷。

3.2 档案管理

档案管理是又一项重要日常工作，是对单位各种重要文件存档、调阅等业务进行管理的系统。本系统通过计算机实现对文件种类、标识等要素予以归类管理和借阅管理；建立查询记录，统计分析等功能。实现档案管理自动化与公文管理相结合，可实现文档管理一体化。

3.3 初步实现办公自动化

以办公自动化为例，它区别于传统的“手工办公环境”，计算机和电子通讯设备取代了纸、笔，实现了机构内部人事部门、财会部门、办公室等部门之间，以及这些部门和外部机构之间的信息及文件的传递。各部门的电子文件生成之后，通过电子数据通讯网络传递，实现无纸的数据交换和自动处理。

以前业务活动中产生的大量繁琐的文件、单据、表格都以电子的形式在计算机及其网络上制作、寄送和处理，它加快了业务处理的速度，提高了工作的效益，因此不少政府和大型企业都对办公自动化情有独钟。

办公自动化能提高效率、信息共享、协同办公是大多数机关、部门实行无纸化办公的最主要的出发点。电子政务的方便快捷使大家受益匪浅，许多原本繁杂的工作都在手指的点击下轻松完成。

4 电子文件控制原则

电子文件的生成、处理，必须依赖于计算机才能够实现，离开了计算机及相应的软件，电子文件就无法生成，传递和识别，亦无法对电子文件进行任何管理行为。

电子文件可以在不同的计算机之间通过网络进行相互传递，也能够在不同的载体之间相互复制，而信息本身不发生任何变化，这样就要保证文件的真实性、完整性、有效性原则。

4.1 真实性保障原则

电子文件的真实性是指文件的内容、结构、背景信息经过传输、迁移等处理后依然保持不变，与形成时的原始状态一致。随技术环境迁移，法律凭证作用维护其真实性很困难。主要原因：一是电子文件的易变性。其增删改不留痕，造成真实性的难维护；二是系统的依赖性。文件迁移过程中容易引起文件信息的丢失、改变。

4.2 完整性保障原则

电子文件的完整性。它是指电子文件的内容信息、背景信息、元数据等无缺损。它包括两个方面的含义，一是作为记录社会活动真实面貌的具有有机联系的电子文件及其他形成的相关文件数量齐全；二是每一份电子文件的内容、结构和背景信息没有缺损。完整性是电子文件价值的重要保障，残缺不全的文件留给后人的是残缺不全的社会记忆，因此，维护文件的完整性是文件档案工作人员的重要职责。

4.3 有效性保障原则

电子文件的有效性是指文件经过存储、传输、迁移、加密、压缩、媒体转换等处理后，仍能够以人们可理解、可被利用的方式输出，并保持其内容的真实性。包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性。有效性措施贯穿于电子文件的全程管理中。归档时应根据电子文件的类型和特点注明文件存储格式、软硬件环境、相关的数据信息参数等。对电子文件的鉴定要从内容和技术状态两个方面进行分析，有效性检测是技术分析的内容之一。在实际工作中应建立电子文件有效性管理制度并采取相应的技术保证措施

5 电子文件管理需解决的一些问题

1、有关部门加快有关法律法规和技术标准的制定和实施，使电子文件的管理工作有法可依，有据可查。

2、对应用软件的文件管理模块提出相应的技术规范和标准要求，并要求应用软件“具备”读取和转换“标准”文件的功能。

3、加强在管理技术、加密技术、身份验证技术、防火技术、防写措施方面的研究力度，为保证电子文件的真实、可靠提供有效的技术保障。

4、制定科学、合理、严密的电子文件管理制度，从形成、处理、收集、积累、整理、归档、保管和利用各个环节控制和管理好电子文件。

5、配备质量过关的计算机，能到班组最好。

6、要达到企业内互连网的要求

6 “无纸化办公”好处多

6.1 鼠标一摁，工作效率提高

无纸化办公，主要是在内部局域网的基础上建立起来的，通过采用网络互联后，实现信息共享和协同办公，采用这种网络办公方式的主要出发点是提高工作效率，这种办公方式极大地提高了工作效率，减轻了工作负担。过去，非涉密的发文、会议通知、信息等，都需要打印、复印，然后由文书、通讯员递送各个部门，效率很低，在印发上浪费了大量的时间、人力和物力。各部门的信息不能得到及时地沟通，造成诸多不便。使用网络互联后，信息交流非常畅通便捷，工作效率也得到很大提高，原来需要到处传送、寄送的文件，现在只要手指一按，几十份通知瞬间就发出去了。

6.2 键盘一敲，费用减少

除了“省力”外，“省钱”也是各大企业和机关采用网络互联办公系统的另一个重要原因。网络互联就像一台无形的截流阀，在不知不觉为企业节约了大量资源，削减巨额办公经费。既然是网络电子文件，那么节约资源自然首先从节省纸张开始。实行网络化办公使得纸质文件大量减少，随之而来的印刷、用纸等办公费用也相应缩减。而电子文件的使用及网络互联的开通，则节约了发送纸质文件所需的办公费、通讯费和人力，不仅有效提高了办公效率，而且能节省大量相关办公开支。（如：墨粉、油墨、板纸、复印纸等）此外，随着电子文件的增多，纸质文件的减少，也将使各级政府部门在解决大量“文山”问题上节约大量人力和空间。另外，电子政务的实现，也能使现有固定资产充分发挥效用，各尽其能。之前，尽管许多政府机关、企业都配备了电脑，但由于没有实现网络互联，许多电脑都沦为打字机或游戏机，电脑的功能发挥得极少。而实现网络互联、有协同办公系统以后，无纸化办公，电脑的方便、快捷的作用才得以真正发挥。希望公司真正利用我厂的协同办公系统，实现真正的办公自动化。

办公自动化管理可以提高人员工作效率，规范工作流程，有利于对各类资料建立档案；有利于对文件进行系统管理，提高政策的完整性和连贯性，避免人为因素带来的决策失误；可以快速，，准确传递信息，为领导决策及时提供依据。