刊物属性
  • 刊物名称:校园英语
  • 国内刊号:CN 13-1298/G4
  • 国际刊号:ISSN 1009-6426
  • 邮发代号: 18-116
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  • 作者:廖玉玲 字数:2622 点击:

    【摘要】在信息时代,机关单位对档案管理工作进行数字化的建设是符合时代发展趋势的工作,也是提升机关单位档案工作效率的必要途径,加强对档案管理工作的建设,有利于使档案管理工作实现向科学化、信息化的方向发展,为机关单位的发展提供更多保障。加快档案的信息化发展进程,才能促进档案管理工作得到发展和提升。

    【关键词】信息时代;机关单位;数字化档案管理;改革

    前 言:随着经济的不断发展,各种行业的发展不断向信息化的发展方向迈进,不断推进信息化的发展进程,使越来越多的信息开始出现在人们的视野,人们对信息的需求不断提升,因此,高效利用信息化的工具,实现对信息的有效传播才能满足社会发展的需求。信息化时代的到来促进数字化的水平得到提升,以往传统的档案管理工作已经不能满足当今时代的大数据发展需求,探讨档案管理工作中的优势,对档案管理工作进行创新,提出信息化时代进行数字化档案管理的工作方法,能够为档案管理工作的开展提供更多的机会。

    1.档案管理工作中存在的问题

    传统的档案管理模式中档案工作人员习惯通过手工的方法实现档案的管理工作,应该对这种工作方法进行改进和升级,在档案管理工作中引入先进的网络技术和方法,否则会阻碍在办公管理系统中对先进技术手段的发展和应用,使档案的信息化建设工作不能得到有效的发展[1]。档案管理的工作人员要转变工作意识,做好使用信息化的工作方法的培训和宣传,使工作人员积极转变观念,实现档案管理工作的信息化建设,由于进行档案管理的工作人员中有的人员并不专业,综合素质和管理水平不高,使档案管理工作的质量不高,对档案管理工作人员的专业培训开展较少,使档案管理工作缺少建设规范化的管理制度,造成档案管理工作的精度和广度不能适应当今信息时代的发展需求;在进行档案管理工作的过程中,会出现档案记录不清、档案排序混乱、档案编号不规范,档案保护不到位,档案稿件缺失,档案被涂改等等的问题,种种问题都影响档案管理工作的开展,影响档案的正确性和完整性,使档案管理工作的作用和功能不能得到有效地发挥。由于档案管理工作人员的流动,档案中常常会出现由工作交接不到位出现的信息匹配错误等的问题,不利于档案管理工作的顺利开展,影响档案管理工作的效率,最终影响单位的整体效益。

    2.进行数字化档案管理工作的策略

    2.1搭建数字化的管理平台

    档案的信息化数字化建设涉及了很多方面的工作,包含对信息的收集、保管和利用等工作,所以要引进能实现档案信息化的设备,制定进行数字化档案管理工作建设的规划,搭建数字化的管理平台,做好充足的准备,实现档案数字化发展的要求,实现对不同类别的档案管理方式的优化升级,为档案的有效使用提供更多的方便,推动档案管理工作向数字化的管理方式转变[2]。在搭建数字化的档案管理平台的过程中,开发和利用可以实现信息化管理的软件,对档案管理的流程进行信息化的处理,做好多媒体数据库和全文数据库的创建工作,才能使档案的管理、查询和存储向数字化的工作方式转变,使进行档案管理工作的时间得到节省,档案管理工作的综合业务水平得到提高。工作人员在工作的过程中要规范化地管理档案的电子文件,将重要的档案以电子版和实物版进行备份,实现对档案的安全管理,在保证档案管理工作安全性的前提下,提升档案管理工作的效率。档案管理工作的数字化建设是符合时代发展潮流的,能优化档案的服务工作,有效提高档案的利用价值。

    2.2加强对工作的领导

    在档案管理工作进行数字化的建设过程中,会涉及很多方面的工作,比如购买设备、管理设备、开发建设网络系统、经费申请等的工作都需要领导进行管理与决策,领导加强与员工的沟通和交流,才能保证相关工作的顺利实施,比如对单位的产品档案设备的收集和整理工作中,仪器档案、科技档案等的都是相对重要的档案资料,所以在档案工作进行时,领导要加强关注和领导,增强对档案数字化建设的关注,使档案管理工作的建设更加高效,推动档案的数字化建设进程[3]。领导要在档案管理工作的过程中建立有效的工作程序,使档案管理工作能够按照规定的程序严格规范地进行,使档案管理工作更加完整和规范,使各个部门之间能够增强工作的默契,在工作的过程中实现相互配合相互协作,提高整个部门的工作的效率和水平。领导还要要求进行档案管理的工作人员定期与其他部门的工作人员加强联系,拓展档案收集的渠道,使档案更加丰富,提高档案收集工作的效率。

    2.3完善相应的管理制度