人事档案利用工作的意义

人事档案工作除了业务检查、监督、指导外，一是基础工作，包括收集、鉴别、整理、保管、统计；一是利用工作。利用工作是建立在基础工作之上的。利用工作在整个人事档案工作中层主导地位，是最富活力的中心环节，集中体现了人事档案工作的服务思想和服务方向。通过利用工作，档案的固有作用才得以发挥，各项基础工作的效果才能最终得到体现。失去利用工作，档案材料无异于废纸，基础工作也成徒劳，正确认识利用工作的地位和作用，努力做好利用工作，充分发挥人事档案在人事工作和社会主义物质文明、精神文明建设中的重要作用是十分必要的。

1 人事档案利用工作是合理地培养和开发人力资源的必要条件

人是世间员最宝贵的因素，我国的社会主义建设事业，需要大量的有理想、有道德、有文化、有纪律的各个方面各个层次的人才，如政工、行政、企业管理、科教文化人才，等等。怎样根据这种客观的人事需求和各人的不同情况，使之适得其所，充分发挥他们的德才优势和积极性，为社会主义事业做出更多的贡献呢？只有“知人”方能“善任”。利用人事档案是“知人”的重要途径。人事档案对人的经历、学业、工作能力、业务水平、奖励、任免等主要情况都有分门别类的记载。通过各种方式提供利用，考察、培养、使用人便有了一定依据，使人才资源的开发建立在可靠的科学基础上。这也有助于克服育人用人的盲目性，纠正任人唯亲、排斥异己等以权谋私的不正之风。这个作用只有通过利用工作才能实现，是其他任何环节工作代替不了的。

人事档案工作者要以高度的社会责任感，积极而又稳妥地做好利用服务工作，使人事档案的内在价值充分表现出来，把“死“材料转化为“活”信息，为社会主义现代化建设事业所用，这是时代和人民赋予人事档案工作者的重要职责。

2 利用是人事档案工作的出发点和归宿

人事档案的价值和人事档案工作的目的全在于利用，没有利用，人事档案及其工作便失去存在的意义，发展也就无从谈起。利用的这个目的性渗透于人事档案工作的全过程，从收集到保管，从统计到转递无一不是为了利用，而且各环节工作的效用要靠利用工作来最终实现。利用工作搞得怎样，是衡量一个档案室工作好坏的主要标志。因此，利用工作是人事档案工作的出发点和归宿，也是最活跃最有生命力的因素。

3 利用工作是促进人事档案工作自身发展的决定性因素

人事档案工作的发展有赖于两个因素，一是社会对人事档案利用的需求，二是做好内部各项工作，更好地服务于社会需要。这两个因素的作用，都是通过利用工作来发挥，来促进的。离开利用工作，社会需求无法满足，服务于四化建设就是一句空话，自身的发展也就不可能。利用工作又是服务的窗口和联系利用者的桥梁。人们对人事档案的价值和对这项工作的意义的正确认识，不是自发产生的，是在利用档案的实践中得来的，是从利用工作的实效中加深的。只有通过主观努力，积极主动做好利用工作，才能争取领导的重视，赢得各方面的支持，为人事档案工作的发展提供较好条件。经验表明，哪里利用工作搞得好，哪里的人事档案工作就被重视，就会迅速地发展。

4 利用工作是检验其他环节工作的标尺

人事档案工作有收集、鉴别、整理、保管、转递、统计和利用等诸多环节。前几个环节是利用工作的基础和前提，为利用工作提供必要条件。一切人事档案工作，归根到底是为了利用，利用是人事档案工作的中心环节。其他环节工作的质量和数量，都会受到利用工作的检验。如果利用者调阅应有的档案材料，而档案中却缺少，这就说明收集的档案材料不够齐全，或该补充的新材料没有及时补充；档案材料良莠不分，有用的和无用的混杂其间，利用者多有不便，这就告诉我们，鉴别工作的质量不好；人家要查找奖励材料，你把它放在考核材料类里，就表明整理时归类不当；调阅中发现档案材料破损、霉变、虫蛀，它提醒我们及时采取措施，做好档案保护工作；领导机关需要某方面的人事基础数字，而档案室却末作统计，这种情况反映出人事档案的统计和参考资料的编写工作有待加强，等等。人事档案利用工作是为社会需求服务的窗口，利用工作如何，是衡量业务基础工作的重要标志之一。通过利用，发现其他环节的疏漏和不足，及时纠正。补救、改进，完善基础工作；基础工作的完善又会进一步促进利用工作。如此良性循环，不断推动整个人事档案工作的发展和水平的提高。

利用工作是人事档案工作服务性的集中体现。如何做好利用工作呢？

第一，树立坚定的服务思想。利用工作是直接为利用者服务的，人事档案的作用发挥得如何，能否满足社会利用的需要，在很大程度上取决于利用服务得怎样。有的人妄自菲薄，看不起自己所从事的利用服务工作。一提“服务”好象低人一等。其实，社会上的任何工作、任何人都是以不同的工作方式和内容在各自的岗位上为他人服务，同时也得到他人的服务。档案利用工作，也离不开其他行业和其他人的服务。“全心全意为人民服务”不是一句空洞口号，是有着丰富内容并通过扎实具体的行动体现的。有了坚定的服务思想，才能满腔热忱地为利用者服务，积极主动地做好各项服务工作。

第二，要熟悉档案内容，了解客观需要。“知己知彼，百战不殆”。“知已”就是了解本室所保存的档案内容；“知彼”就是了解人事工作和其他工作对利用档案的需要。把彼此情形有机地结合起来，利用工作才能搞活，服务工作才卓有成效。熟悉档案内存的方法应由面到点，由浅入深地循序渐进。所谓由面到点，就是先了解所存档案总的概况，如数量、成分，人员的年龄、知识结构的大体情况怎样，档案的整理、保管状况如何，存放在什么部位，等等，从广度上有个全面的了解，然后进一步熟悉不同单位、职务、专业，不同年龄、文化程度的人员档案。所谓由浅入深，就是从一般了解人事档案的大致内容入手，逐步深入了解和研究人事档案的具体内容、特点、价值。对价值大的档案材料，要重点分析研究。这样的深层了解和研究，根据实际需要，可以按人、按专题，也可以按时间、机构，还可以从别的角度列出研究专题。对人事档案有了一般的全面了解，又熟悉具体内容，就能及时准确地提供利用，答复咨询，提高工作效率，，并为领导部门的人事决策提供可靠的参考依据。

人事工作和其他工作对人事档案的利用需求是多方面的。不能满足于应付门面，你要什么我拿什么。要学习党的方针政策，了解本机关单位的职能，不断拓宽工作面，走出档案室，调查了解人员所属单位的工作任务，长远规划和近期安排，征求领导同志和相关部门的意见，分析研究各方面利用人事档案的需要，才有好的利用效果。

参考文献

[1]房云鹏.人事档案管理中存在的问题及对策[J].兰台内外.2009（01）

[2]张海滨.析人事档案管理工作[J].山西档案.2010（S1）

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