工程设计档案的特点及现代化管理手段

工程设计档案作为浩瀚的档案学中一个分支，在人类的生产实践活动中有着重要的作用。和传统的档案相比，工程设计档案有着自身的鲜明的特点，正是由于这些特点，使得工程设计档案的管理除了具有档案管理的共有属性之外，也有自己的特殊的管理手段和管理方式。特别是在现代信息技术飞速发展的情况下，针对工程设计档案的特点，运用现代化的管理手段来更好的管理工程设计档案，为经济建设服务.

工程设计档案的定义：工程设计是根据建设工程的要求，对建设工程所需的技术、经济、资源、环境等条件进行综合分析、论证，编制建设文件的活动。在工程设计过程中形成并应归档保存的文字、表格、声像，图纸等各种载体材料，就是工程设计档案，它是工程建设项目管理工作的重要组成部分。

工程设计档案的特点主要有以下几方面：

1 专业技术性

工程设计的特点是专业分工明确，各专业有自己的不同的技术、规范和要求，这样形成的档案有着鲜明的专业标志。一项工程设计是由多种专业和设计人员按不同专业分别开展具体设计作业，又相互配合共同完成，因此，一项工程的设计文件材料其形成过程是多学科、多专业联合集体创作的过程。这种专业性要求档案人员需要具备一定的专业知识，组卷时候既要考虑各专业的特点也要结合其中的有机联系。在制定设计档案的分类、整理、编目时，要考虑图纸文件所属专业与工程项目、与工程设计之间的隶属关系，才能系统的有针对性的管理设计档案。

2 档案内容的成套性

工程设计档案的成套性特点是指围绕着一个独立的工程项目所形成的一套工程设计档案，是一个密切联系的有机整体。一项工程设计全部设计文件材料的总和，包括设计所必须的上级批文、前期准备报告、中间设计成品和最终设计成品等，按照一个独立的工程项目把它们组成一套完整、准确、系统的档案，其中每一张图纸、每一页文字或表格都是该套档案不可缺少的组成部分，这就是它的成套性。成套性的特点要求档案介入必须追踪全过程，现在的工程档案项目之所以设立文档人员，就是针对工程设计档案的成套性的特点，全程介入，确保设计档案的完整、准确。

3 设计档案的阶段性

工程设计一般包括前期准备阶段：根据项目批文批件编制项目建议书、可行性研究报告等，中间设计阶段：包括初步设计阶段、施工图设计阶段等，现场服务施工阶段完工后形成竣工图。这些阶段形成是一环套一环的，所形成的档案也是不可分割的有机整体，这种阶段性的特点也影响了设计档案的归档、分类、整编不同于一般档案。

4 设计档案的多样性和复杂性

工程设计档案的形态多种多样，绘图工具从早期的手工绘图板到现代的计算机辅助CAD设计、形成材料有硫酸纸底图、蓝图、白图，光盘、U盘等。依据不同的专业和设计规范，形成了文字、表格、图纸等不同性质的文件格式，包含照片、语音等不同媒体。文本也分为英文、中文、等各类语言格式。这种多样性和复杂性的特点也给档案管理带来了很大的挑战，衍生了不同载体的保管格式，档案的利用方式也随着多样性的特点而变得丰富多彩。

5 设计档案的修改补充变化频繁

和其他档案不同的是设计档案的修改、补充非常频繁。设计的过程是一个不断修改完善的过程。很少有设计内容能够一次性成功，这样造成设计文件内容不断变更，图纸版本更替常见，现场条件的变化导致图纸的修改和补充。这对档案管理提出的很高的要求，比如，底图蓝图的一致性，版本变化的修改，图纸与施工安装现场一致，档案人员必须设计变更情况，保证设计文件和图纸准确性。

6 设计档案的可复用性

相比普通档案，设计档案的利用价值非常高，原因在于它的可复用性很高。设计是一项继承性和创造性的工程，一般都是在继承和借鉴前人设计成果的基础上进行创造，一些工程，设计条件相似，规模相似，为了提高工作效率，往往采用复用之前相似图纸。也有为了取得规模效益，为某种项目专门设计通用图纸供大规模的复用套制。大大避免了重复劳动，缩短了设计周期，提高了工程效益。

7 设计档案规模庞大性

和普通档案相比，设计档案数量增长速度快，底图蓝图占用库房面积比例高，这个特点决定了在管理上需要考虑有较大、较多的库房，要有足够的橱、柜、架、盒、夹等装具及设备来保管；设计档案数量增长的膨胀性和档案库房单位面积的有限性，决定了档案保管方式保管手段改变的急迫性。

8 设计档案具有社会经济效益的时效性

设计档案的可复用决定了它的经济效益。随着时间的推移、生产的发展和科技进步，设计档案的可利用性在不断的衰减，利用价值也越来越小。据统计，设计档案的形成时间越早，利用率越低，加上自身的庞大性特点，促使档案管理制定合理的保管期限对到期的设计档案进行利用价值的鉴定，对部分失去使用价值的档案剔除销毁。

根据设计档案以上的这些特点，，我们必须尽快采用现代化的管理手段，才能有效的管理设计档案。首先，根据其专业性的特点，开发专门的设计档案管理软件，档案部门要通过数字化、网络化技术手段，建立起各类规范化、标准化、共享性的数字化工程设计档案系统、工程设计档案目录数据库和内容数据库，加快工程设计档案信息资源建设；其次，根据设计档案的多样性和复杂性，数量庞大的特点，通过扫描仪将纸质文件转化成矢量化的电子文件，对于设计图纸版本的变更，利用档案软件自动跟踪，替换和补充。针对设计档案可利用性高的特点，结合现代化的手段进行复制利用，事半功倍。在现阶段，要推动数字签名的合法性进程，一旦电子文件的法律效应得到确认，将一举解决设计档案规模庞大，占用库房比例过高的矛盾，设计档案的时效性也得到了延长。

利用现代化的手段来加快设计档案的编研工作，工程设计档案的编研工作是对工程档案的二次开发，为科研设计院的科研、生产、经营管理和决策工作提供重要的经济、技术信息支持。结合工程设计档案的特点，把利用率较高，通用性、专业性较强的工程设计参数和设计条件提取出来，编写工程设计档案编研资料，提高工程设计人员的工作效率。

只要我们能够掌握工程设计档案的性质和特点，再加上运用现代化的管理手段，提高档案人员的业务水平，不断改进管理方法和提高服务质量，更好的为工程建设服务。

参考文献

[1]王厚垓对工程设计单位档案分类的探讨《档案学通讯》1993年02期

[2]王传宇科技档案管理学中国人民大学出版社 1998-04-01

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