新时期中职学校学生档案管理研究

中职学生的学生档案包括学生学籍、学习成绩、教育实习或毕业后工作等情况。学生档案是反映学校教育全貌的一面镜子，中职学校的学生档案管理工作，也是一项关系着学校是否能够顺利开展教学活动的重要指标，是衡量学校教育水平高低的标志之一。随着新时期对素质教育的提倡，如何让中职学校学生档案管理更加规范化、制度化，从而不断提高档案管理人员的整体水平，以适应新形势的发展，有着非常重要的作用和意义。

1 中职学校学生档案管理的现状

从我国目前中职学校的档案管理工作来看，其中还存在许多亟待解决问题，例如，档案管理人员素质不高；档案管理方法落后；学生档案资料质量低，甚至出现“人档分离”的现象等等。

1.1 档案管理人员素质不高

学校领导没有充分认识到学生档案管理对教育事业的重要作用，对档案管理的认识比较肤浅，所以在管理的过程中不能严格要求。学校由于缺乏专业的档案管理人员，现有的档案管理人员大多是中职学校的老师兼任，而非学习档案管理出身的专业人士。这些教师缺乏专门的档案管理知识和系统的培训，对学生档案的收集、规整和利用无法做到规范化，使得学生档案在中职学校教育中的重大作用无法正常发挥。

1.2 档案管理方法落后

中职学校在档案管理中管理方法落后，有的学生档案甚至还需要档案管理人员进行手工操作和整理，这样不仅在前期的档案整理工作中浪费了大量的人力和物力，而且在档案后期的利用中也非常困难，严重影响了档案的检索速度和档案检索的准确性、全面性，不利于学生档案作用的发挥。同时在档案管理的过程中，硬件条件缺失，信息检索和多媒体检索无法得到广泛的普及，一些纸质的学生档案由于受限于档案保管条件，而出现丢失、破坏的情况。

1.3 学生档案资料质量低，甚至出现“人档分离”的现象

在中等职业学校的学生档案中，学生所上交档案的真实性和完整性有待考证，而档案科在收集的过程中由于审查工作做的不严格、不到位，使得一些学生档案的质量不高，学生档案信息模糊，甚至出现一些虚假的档案信息。同时由于中等职业学校中学生的流失现象严重，学生档案的调动频繁，很容易出现“人档分离”的现象，无头档案较多。

2 中职学校学生档案管理方法

针对以上的现象，中职学校的领导和档案管理人员要从以下几个方面对学生档案管理工作进行改进：

2.1 加强培训，提高档案管理人员的素质

首先学校领导要重视学生档案管理的工作，要把学生档案管理工作提到平日的教学工作中去，对档案管理机构要统一领导、加强管理。学校要设立专门的档案室，由专门的档案管理人员来对学生的档案进行管理。此外，还要提高档案管理人员的素质。而要想提高档案人员的素质，首先应该提高他们的思想认识素质，要让他们认识到学生档案管理工作在学校教学中的地位和作用，真正对自己所做的工作重视起来。其次要加强档案管理人员的专业素质，让档案管理人员按照我国的《档案法》的基本要求和学校的实际情况，对学生档案进行收集、整理和加工，还要加强对档案管理人员的培训，使得他们获得最新的档案管理知识，提高他们的专业素质。

2.2 利用信息化的管理方法，更新档案管理理念

中等职业学校的规模逐渐扩大，学生也逐渐增多，学生档案的管理工作也越来越多，这使得原来的学生档案管理模式更加不适应学校的发展状况。因此，随着互联网的发展和计算机在日常生活中的广泛应用，中等职业学校学生档案的管理工作也要日益信息化、无纸化。档案的信息化是现代档案管理的重要标志，档案管理的现代化就是档案管理人员，要采用现代化的技术如计算机、传真或打印机等现代化的工具来收集和整理档案，使得在以后对学生档案进行检索和利用时，能够更加地快捷、简单，从而提高学生档案管理工作的服务质量。

2.3 完善档案管理制度，提高学生档案的质量

完善的档案管理制度是进行学生档案管理工作的前提和基础。首先在档案的整理中，，学校档案室要对学生上交的档案信息进行审核，以保证档案信息的正确性。在学生档案收集齐全后，又要根据档案的年度、学生所在的班级或所学的专业等等进行归类整理，使得学生的档案更加完整。同时要防止人档分离现象的发生，档案管理部门要与各个班级管理者建立密切的联系，及时掌握学生流动的具体情况并对学生的档案进行及时的调动，使得档案与学生同步调动，防止无头档案现象的发生。此外，还要对包括学生入学时间、家庭地址、户口所在地、所学专业、实习单位或毕业后的工作单位等对学生档案信息进行及时的补充，确保学生档案的完整性和准确性。

3 结语

现如今，中等职业学校正面临着重大的改革，能否做好学生档案管理的工作，是新时期评估中职学校办学质量的重要标准之一。建立健全学生档案管理工作，有利于对学校进行正确的评估，有利于教师查询和检索资料，有利于对中职学校进行科学化的管理。随着时代的发展和科技的进步，社会对中职学校的学生档案管理工作提出了更高的规范和要求，档案管理人员要严格律己，依章办事，做好学生档案管理工作。

参考文献

[1] 谢芳.浅析如何加强中职学校学生档案管理工作[J].中国科教创新导刊. 2011（07）

[2] 丁戈才.中职学校学生档案管理工作存在的问题及对策[J].考试周刊.2011（46）

[3] 王华琳.新时期中职学校档案管理的要点分析[J].经营管理者.2011（11）

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