作为档案管理的新鲜血液，“档案”之前对于我来说只是个陌生的字眼，但仔细接触后却发现它存在的意义远超过这两个字。书到用时方恨少，档案到用时方见其重要。俗话说“空口无凭，立字为证”，，档案的凭证作用可见一斑；“前车之鉴，后车之师”，档案的参考作用可见一斑。档案总的来说，具备五方面职能：1、机关工作查考依据。2、生产建设的丰富资料。3、科学研究的基础和条件。4、政治斗争的必要手段。5、宣传教育的生动素材。

其实档案没有字面上看的那么学术化，文书、合同是档案，照片、光碟是档案，报刊、奖牌是档案，甚至印章、手抄也是档案，另外，我公司重视的“台账记录”，其实也是档案的一部分。档案存在于我们生活和工作的方方面面，用不同的载体记录着公务的、私人的、历史的、现行的、数字的、传统的，形形色色的档案。

然而档案对于公司来说，包括了企业的管理、财务、人事等其它活动的内容，如文书档案、技术档案、经济管理档案、专利档案、商标档案、财会档案、人事档案等，真实全面地记录了企业在行政管理、技术引进、产品研制、生产，市场营销、经营决策以及财会、人事管理等方面的活动，是企业重要的知识资源，也就是企业知识管理的资源基础之一。

对于南航海南分公司来说，归档范围主要有：1、重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等；2、南航总部对海南分公司下达的指令、要求；3、各种工作计划、总结、批复、统计报表及简报；4、与有关单位签订的合同、协议书等文件材料；5、职工薪酬福利方面的文件材料；6、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。7、分公司获得的荣誉、奖状、出版物、杂志等。8、工程项目、房产地产等固定资产的材料存档。

目前海南分公司档案管理的主要问题：一是股份公司要求建立的9大类档案，目前基建、声像、实物、房产、出版物这几方面还比较欠缺；二是员工对档案的理念模糊，没有主动建档和维护档案的意识；三是一些历史档案的存放和归类还有些混乱；四是作为档案管理专员的我和各部门兼职档案员，专业技能还需加强。海南分公司各项档案担负着领导/部门查阅、人事管理、信息利用、数据统计等职能，是历史参阅的重要依据，做好档案管理工作是服务海南分公司清晰、有脉络发展的前提，针对以上问题我认为要从以下四方面入手：

首先要将档案工作提升到公司层面。切实加强领导，要把此项工作列入重要议事日程，切实抓紧抓好。要成立档案管理工作领导小组，负责解决档案工作的人员配备、库房等基础设施建设及经费保障等问题。

其次加强各单位的档案管理，强化对各部门兼职档案人员的培训和管理。负责档案归档、保管、保密、鉴定和销毁、统计、利用等档案规章制度，确保档案安全保管、有序管理。要不断丰富档案内容，优化档案结构，提高档案质量，依据国家、股份有关档案业务建设的规范、标准，进一步使我单位业务更加规范化、标准化。

再次，加强对各部门档案管理的检查指导力度。严格把关，认真搞好材料的收集鉴别和档案整理。对档案材料要认真检查核对，找出存在问题的原因，提出解决措施和意见。

最后，积极开展各类档案的开发利用。档案工作的根本目的在于利用。必须坚持一手抓建档、抓管理，一手抓档案信息资源的开发利用。只有让档案发挥作用，才能体现档案的价值。只有更好地为公司、为各单位服务，档案室工作才有长足发展的意义。因此，必须强化服务意识，找准档案工作提供帮助的结合点和切入点，积极主动开展服务。要通过咨询、查阅、编研等形式不断强化服务功能，拓宽服务领域，提高服务质量，为全公司稳定和谐发展提供服务。在日常工作中，还要大力加强档案信息化建设，做好信息在网站的公示。

另外，档案管理的管理原则是集中统一管理原则。在集中统一管理的基础上，企业各项档案工作可以实现全面规划和统筹安排，提出统一的方针政策， 制定统一的规章制度和业务标准，实行统一的监督和指导，提供快捷的服务支持。因此，我对海南分公司的档案管理有以下设想：

1 企管、合同档案工作

1、认真贯彻落实《南航海南分公司企管档案保管期限表》，认真细致地审批各单位申报的归档文件，并对永久、长期文件双重备档，使档案管理达到规范化、标准化；合同一般为5年有效期。

2、档案信息化建设

加强各单位档案信息化建设，促进档案管理工作的电子化、数据化、现代化，保证档案作为历史资料保存不遗、不缺、不漏，完成电子文件的归档管理工作。

3、加强企管档案建设

企管档案是最常被利用和发挥辅助工作效用的档案，为此重点对企管档案工作加大监督管理力度，使其更好的为各部门服务。

2 基建、房产类档案工作

基建、房产类档案的建立和审阅需要前期材料、设计、施工、监理、竣工和验收文件图纸等材料，以及使用、维修、改建、扩建等材料。基建档案的专业性和复杂性需要后保部档案兼职员乃至具体事务办理人的共同搜集和完善。今年在基建档案的设立方面需要加大职责确认和督办管理力度。由于历史欠账问题严重，此工作预计需要一个漫长时期。

3 会计档案工作

按照公司既定方案，按照《关于印发通知》（南航股财发[2012]56号文），由财务兼职档案员负责整理和完善。完毕后交由档案室备档。

4 声像类、出版物类档案工作

由于声像、出版物类档案较为分散，从历年来的档案搜集工作来看，缓慢且缺失较多。计划2013年由党委工作部、工会牵头，负责各单位党政工团的声像、出版物材料的搜集，于活动结束后1周内交由档案室备档。

5 实物类（竞赛荣誉、纪念活动、捐助、赞助、印信）档案工作

按照公司既定方案，公司类的实物档案由公司档案室保管，各部门的实物档案由各部门保管。档案室负责记录公司级实物档案的实时搜集和备档，各部门实物档案以照片+说明的形式，于次年2月底以电子邮件形式交由档案室备档。

6 人事类档案工作

按照公司既定方案，由人力资源部负责整理和备档。