浅谈事业单位档案管理信息化建设策略

事业单位是我国现今社会组织结构中重要的组成部分，提高其管理建设水平对于保持整个社会的有序进行做出了突出的贡献。所以，在时代的发展过程中不断加强事业单位的现代化建设，使计算机网络技术的应用能够深入到事业单位管理的各个组织部门。信息化建设是现今经济社会进步发展的重要动力支撑，各级社会组织部门能够主动的创新、积极改造建立与自己相适应的信息化发展基础是保持自身可持续发展的突出做法。所以，事业单位档案管理工作向着信息化的建设方向进步无疑是顺应时代潮流的重要建设方向。

1 事业单位档案管理信息化建设的意义

事业单位作为我国重要的生产组织单位，随着现代社会的进步，其工作量日益的增大，同时档案工作的任务量和工作水平也在不断的提高，在加上当前电子办公的普及化，事业单位档案管理的信息化建设是顺应现代化电子办公普及化的重要做法。事业单位档案管理的信息化建设有着非常重要的意义，一方面档案管理的信息化建设能够有效的解决传统的档案管理模式存在的问题，传统的档案管理模式的运用必须要求事业单位不断的扩大纸质档案的存储库，而且工作的流程太过于繁杂化，而如果采用信息化的方式进行档案的管理，则需要利用计算机网络建立相应的数据存数系统，并且建立与其相适应的信息化工作流程，这样能够坚强工作人员的负担，提高工作的水平和质量。另一方面，传统的档案管理方式的存在对档案的完整性的不利影响作用比较大，而信息化的档案管理方式的存在能够最大限度的保证档案存在的完整性，而且其保存的精度高、信息量大，能够极大提高档案管理的工作水平和质量。

2 分析事业单位档案管理信息化建设的现状分析

在对事业单位档案信息化进一步强化的前提下，首先分析事业单位信息化建设中的优势和不足之处是非常必须的，保留优势部分，改革不足之处。

2.1 优势之处

事业单位档案管理的信息化建设主要包括两个方面，其中一方面档案管理的信息搜索在使用上具有非常大的优势，现今的档案管理基本上已经通过网络信息化建立起来相应的档案整理与归纳系统，事业单位的档案管理人员可以通过电脑设备在制定的数据库进行搜索，这样大大改变了传统的档案管理模式存在的弊端，提高了档案管理工作的效率；另一方面现今的事业单位档案管理的信息化建设在档案资料的存储上同样具有较大的优势，改变了过去纸质形状的档案保存形式，变成电子档案保存形式，提高了档案保存的完整度及准确度，而且不会造成对纸张资源的浪费，同时也是事业单位档案管理为社会可持续发展的作出的重要的贡献。

2.2 不足之处

2.2.1信息化设备资源短缺

事业单位档案管理的信息化建设在日常工作中需要配备与档案管理工作基本上相符合的计算机网络设备。电子化档案管理事业单位信息化建设的重要工作方向，上级管理单位为了能够提高事业单位档案管理的信息化建设水平必须从基础物质上得到满足，这也是进行现代化事业单位档案管理信息化建设的最基本的硬性条件。但是，纵观现今我国事业单位档案管理信息化的建设对于计算机网网络信息设备无论是从数量还是从质量上都是比较欠缺的，具体表现在事业单位专门负责设备采购的部门对档案管理部门的具体工作要求不熟悉，对网络设备的硬件和软件的基本功能不熟悉，所以在面对市场经济上较多的设备的情况下，为档案管理部门采购的网络设备的性价比比较低，无法满足正常的档案管理的需求。此外，事业单位管理部门对于网络设备采购管理的认识不足，对现代化信息的建设仍停留在起步探索的阶段。由此可见，事业单位档案管理信息化设备存在严重欠缺。

2.2.2信息化管理体系不健全，档案管理不统一

我国的事业单位的数量还是比较多的，所以全面的促进信息化的建设是比较困难的。事业单位档案管理的高水平建设及运用应建立预期相适应的信息化管理体系，只有在比较健全完善的信息化管理体系下进行运作，才能够保证档案管理的信息化建设工作稳步推进。但是，现今事业单位存在的一个最主要问题就是信息化管理体系不健全，因为事业单位档案管理出了专职工作人员外，在其他部门同样存在档案管理工作，而为统一的信息化建设体系对于事业单位来讲没有标准化的工作流程及工作规章制度，造成档案管理的信息化建设比较混乱，工作进度不统一，由此对于对工作水平的提高是非常困难的。

2.2.3信息化管理专业队伍人才的缺乏

事业单位档案管理信息化的建设水平的提高最主要的还是依靠专业的、优秀的工作人员的工作能力及专业素质。高素质的专业队伍的存在无论是对档案管理自身工作水平的提高还是对电子档案管理水平的提高都是非常重要的。纵观事业单位对于信息化专业人才的认识，当前由于受到我国互联网发展大环境的影响，事业单位已经在逐渐的引进高新技术人才，加强自身对于信息化人才的聘请及管理，但是专业人才队伍的建设仍是不足的，对于当前社会经济发展对事业单位信息化管理水平的要求来讲人才仍然存在很大欠缺。

3 加强事业单位档案管理信息化建设的措施

3.1 加强顶层管理部门的重视程度，提供充足的资金支持

事业单位档案管理的信息化建设是今后其工作的重要方向，为了进一步促进事业单位档案管理信息化建设提高，首先加强上级管理部门对现代信息化的认识，提高对网络设备在档案管理中利用的程度，加强对档案管理信息化建设的引导与管理，利于在单位内部形成信息化管理的氛围，从整体上促进事业单位档案管理的信息化建设。此外，面对当前事业单位档案管理信息建设的设备短缺的现象，管理部门应给予积极的支持，专门组建对电脑设备较为熟悉的人员并且对档案管理也较为熟悉的人员对专门的电脑设备进行采购，并且及时的组建专业的技术团队对档案管理的电脑系统进行更新，由此满足档案管理的信息化建设对网络设备的需求。

3.2 建立科学使用的档案管理体系，提供统一的档案管理标准

事业单位档案管理的信息化建设水平的提高必须要在健全完善的档案管理体系下进行，所以事业单位的应该在自身发展的基础上，在对社会的信息化建设展望的前提下，提出适合自己的信息化档案管理体系。信息化档案管理体系的制定完善应包括制定统一的信息化档案管理工作流程标准及制定专门的信息化建设管理的制度，这样为档案工作人员做好信息化档案管理工作奠定了重要的制度体系基础，统一化的档案管理标准能够极大的促进档案管理信息化的建设。

3.3 强化档案管理人员信息化水皮和专业素质的提高

事业单位档案管理信息化水平的提高最主要的还是依靠专业化档案管理人员对电子档案利用的水平。所以，事业单位在自身发展的基础上积极的组建条件聘请专业的工作人员，并且在档案管理部门形成有效的竞争上岗机制，以及激发工作人员的工作素质和工作水平的提高，并且事业单位应该定时的为档案工作人员提供培训交流的机会，组织人员在外学习信息化档案管理的建设，提高专业素质和综合素质，从而为档案管理的信息化建设提供配备专业的人员队伍。

4 结束语

综上所述，现代化社会的发展信息化的建设使用是当下及未来必要的发展趋势。事业单位档案管理模式的信息化建设应从信息化设备的投资利用，在上级管理队伍的引导下建设高素质的专业人才队伍，事业单位档案管理的信息化建设。

参考文献

[1]陆均海.事业单位档案管理的信息化建设[J].办公室业务，，2014（10S）：143-144

[2]程巧玲.事业单位档案管理的信息化建设问题[J].档案管理，2011（4）：86-86

[3]李红.浅谈事业单位档案管理的信息化建设[J].黑龙江科技信息，2013（7），165-165

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