摘 要：人事档案是记述和反映某人经历和德才表现等情况的人事材料，是人才信息的重要载体，是人才交流的主要信息源，是知人善任、选贤举能的重要工具。做好人事档案管理工作，在信息大数据时代的今天，有着至关重要的意义。笔者通过分析人事档案管理的特点，认清人事档案管理的作用，查摆人事档案管理的问题，从而引出自己对人事档案管理的见解与认识。

关键词：人事档案；管理；新时期

1 人事档案管理工作的特点

人事档案是上级组织、人事（劳动）部门或本级组织、人事（劳动）管理部门根据人事工作需要、以个人姓名为特征，集中保存起来的（反映员工个人经历、德才情况、工作实绩等方面内容的）文件材料，具体讲它包括以下特性。

1、全面性。人事档案收存员工的履历、自传、鉴定（考核）、政治历史、入党入团、奖励、处分、任免、工资等方面形成的材料，是员工个人信息的储存库，它从一定程度上概括地反映了员工个人的全貌。

2、真实性。真实性是人事档案现实性的基础和前提，它要求档案资料的整体内容完整齐全、个体材料客观真实，直接为现实工作服务，是人事档案区别于其它档案的重要标志。

3、动态性。人事档案立卷后，随着当事人人生道路的延伸，将不断形成一些反映新信息的文件材料。因此，人事档案必须注意做好新材料的收集补充，这就要求人事档案必须打孔装订，以便随时补充新材料。

4、流动性。有人就有档，人员流动，档案也应随之流动，，人事档案的管理与员工的人事管理只有相统一，才便于发挥人事档案的作用。

5、机密性。人事档案的内容涉及个人功、过等诸多方面情况，有的内容从侧面还反映了一些重大历史事件或党和国家的机密；有的是个人向组织汇报而不能向他人（包括家庭成员）言及的内心隐密等等。

2 人事档案管理的作用

1、干部选拔任用的基础。借助干部人事档案可以了解干部在各个时期静态的、原始的资料情况，人事档案是做好干部工作的基础。干部管理人事工作中的工资福利、职称评定、奖励惩处、离退休等方面的工作也离不开干部档案这个依据。

2、社会发展过程中的作用。随着社会的不断发展，人才的交流互动也更加频繁，人事档案也将面临更广泛的市场需求。人事档案中积累着大量的各类人才信息，档案管理部门可以通过各种渠道和措施，及时主动地向经济建设主战场提供档案信息，把档案资源优势转化为人才优势，进而达到促进和推动社会主义市场经济不断发展的目的。

3、关系员工的切身利益。人事档案的存在强化了个人对组织的归属感和信任感，也增强了组织对个人的向心力和凝聚力。对于流动人员来说，人事档案是确定其参加社会统筹、医疗保险及失业保险的依据所在。无论机关、企事业单位招聘，还是考核任免国家公务员以及大中专毕业生的就业，人事档案的利用都是必不可缺少的。

3 人事档案管理存在的问题

经过实践经验的积累，我国的人事档案管理工作在各方面已经积累了丰富的经验。然而，随着我国政治和经济体制改革的深化，尤其是随着干部人事制度改革的深化，传统的人事档案管理制度已经不适应新时期人事管理工作的需要，在工作中出现了一些新问题。

一是管理体制不顺畅。现行的人事档案，主要按管理权限和隶属关系进行管理，在组织人事工作中发挥着重要作用。但在新时期，人员流动量大而且快，人员的隶属关系时常会有变化等原因，人事档案管理工作出现了一些新情况新问题。比如，档案管理的关系较乱；人档脱节；管理存在盲区。

二是人事档案管理人员素质不高。思想观念陈旧，缺乏开拓进取精神；业务水平不高，缺乏系统的培训；奉献精神不强，缺乏工作积极性。

三是人事档案的内容不完整。档案的内容不实、不全、不精，将一些可装可不装的、甚至不该装的资料都装进了档案，使档案的内容臃肿繁杂。

四是人事档案的服务水平不高。服务质量不高、服务面不广、服务的途径单一，录入的信息不准确、不全面，影响了工作效率，降低了人事档案的可信度。

4 人事档案管理问题的原因分析

当前人事档案管理工作中出现了种种问题，导致了人事档案的作用在一定程度上有所弱化，具体分析主要原因如下。

1、思想认识不到位。存在“人事档案无用论”现象，人员的流动性较大，越来越多的“单位人”变为“社会人”， “弃档族”日增，“废档”、“死档”现象也随处可见。没有档案，一些单位在用人时，只好通过非正常的方式和途径去了解情况，从而增加了工作成本。

2、基础设施建设相对滞后。基层单位对档案基础设施建设投入不足，保管室面积较小、设备老化或损坏等现象比较严重。调阅档案时大多都是采用原始的手工操作方式。由于反复调用原件，阳光多次照射，造成纸张发黄变脆、字迹褪色等现象。

3、人事档案管理的科学化、信息化程度不高。很多地方的计算机技术还没有在人事档案管理中被广泛运用，在有些基层单位的档案室至今还没有配备计算机。有的单位只是把个人信息、档案目录输入计算机，在资料检索、调阅档案等工作程序上仍然采取的是手工操作。由于收集和鉴定工作不到位，所以导致档案信息的可用性低、内容缺乏实用性。这样既不利于档案的保管，又影响工作效率。

参考文献

[1]张荣蓉，浅谈企业档案信息化建设[J].科技信息，2012

[2]于秀珍，陈春玉.医院档案信息化建设初探[J].北京档案，2009

[3]生秀娟.加强医院档案信息化建设之管见[J].黑龙江档案，2009

[4]赵明娟.档案信息化建设在医院现代信息管理中的重要性[J].中国医院管理，2009

[5]王晓燕，浅谈办公自动化管理在档案中的应用[J].中国外资，2011