摘 要：勘察设计单位的档案管理工作是勘察设计单位的重要组成部分。在现在这个信息化的时代大背景下，档案管理也逐渐趋向由纸质档案向电子信息档案转变，我们要充分把握时代发展的机遇，充分认识到电子档案的优越性，发挥其优势将勘察设计单位档案管理逐步科学化，专业化，数字化。所以我们应充分认识电子档案的特点及必要性，结合勘察设计单位档案的实际情况，确保档案的安全性完整性，为勘察设计单位管理勘察设计资料及日常事务提供有效准确的档案资料。

关键词：勘察设计；档案资料管理；电子信息化

近年来，电子信息不断普及，这就为档案管理创造了良好的发展机遇，档案管理工作越来越向着信息化、专业化、数字化方向发展，而勘察设计单位的档案管理工作也必须适应信息化时代大环境。如今，勘察设计单位的档案管理工作已经难以适应社会经济的发展，所以勘察设计单位档案管理工作必须适应时代要求，实现勘察设计单位档案资料管理电子信息化。本文是就勘察设计单位档案管理电子信息化的必要性进行论述。

1 勘察设计单位勘察设计单位档案资料概况

勘察设计是每一项工程必不可少的环节。近些年我国经济不断发展，基础设施也在不断完善，各项工程也不断进行着，勘察设计单位也随之得到长足发展。而档案管理作为勘察设计单位工作的重要组成部分，在勘察设计单位工作中有着重要作用与意义。

勘察设计单位的档案主要涉及人事档案以及勘察资料档案两部分，人事档案是我国人事管理制度的一项重要特色，它是个人身份、学历资历等方面的证据，与个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩，具有法律效用，是记载人生轨迹的重要依据。勘察设计单位人事档案则是国家人事档案的组成部分，是勘察设计单位工作人员在进行工程勘察期间的出勤、工作及各种创新奖励、荣誉的真实历史记录，是勘察设计工作人员工作及其今后选拔、任用、考核的主要依据。勘察资料档案是勘察设计单位在勘测、规划、设计活动过程中收集的资料，包括图表、声像、图纸、文字以及计算性形式保存的勘察材料。勘察资料档案是勘察设计单位工作成就的历史记录，是勘察设计单位非常宝贵的信息资源，勘察资料档案是勘察设计单位发展的重要保障。

2 勘察设计单位传统纸质档案

纸质档案是勘察设计单位传统的档案管理方式，其地位不断受到新型的档案载体的冲击，其弊端缺点在科技不断创新的当代表现也越来越突出，很难适应当代勘察设计单位档案资料管理的需要。1、纸质档案受环境因素影响大。在高温、潮湿、光感强、有有害气体的环境里，在氧化剂的作用下纸质档案容易发生氧化反应，氧化纸张，使其受损变碎，从而损害了纸张上的档案资料，变得模糊，使其失去了其价值，这对勘察设计工作带来了巨大的损害，影响了工作进程。2、在勘察设计中会有大量资料与数据，纸质档案储存会产生大量的纸张，这样便会占有大量的储存空间。而勘察设计的档案类型多种多样，各种分类就会需要不同的档案室与档案架，这些档案室与档案架的设置需要大量的资金。3、勘察设计方案资料多种多样，纸质档案管理方法对这些勘察设计方案资料分类需要消耗大量的人力、物力、财力，同时对档案管理者也是一种负担。4、勘察设计的纸质档案资料甚多，携带不便而且受灾害影响也大，遇到自然灾害或人为灾害时，会有巨大损失，不容易挽回。

3 勘察设计单位电子信息档案

3.1 概况

电子档案是通过计算机磁盘等设备进行存储，与纸质档案相对应，相互关联的通用电子图像文件集合，通常以案卷为单位。勘察设计单位的工作人员将收集的资料以计算机光盘、磁片等化学磁性材料为载体，储存在云盘或磁盘里。

3.2 特点

1、档案信息的非人工识读性：电子档案不需要人工识读，它由计算机储存制作而形成，它通过计算机解码装换成人们能认识的符号字体然后被人们认识和使用。

2、档案信息存储的高密度性：电子档案储存在虚拟的空间里，它以磁盘和移动硬盘为载体，储存空间大，可以储存海量的信息。但不占用与其比例相等的空间，便于携带查阅。

3、档案信息与载体之间的可分离性：电子档案储存在虚拟空间里，可以没有固定现实位置，不需要通过纸质载体来传输，其以非实体的方式进行管理加工、复制传输、携带阅读。具有超时空的共享性。

4、多种信息媒体的继承性：电子档案继承了各种信息媒体的特点，它把文字、图像、动画、声音等汇聚一身，方便了勘察设计工作人员的查阅。

5、电子档案对系统依赖性：电子档案是需要高科技支持，它的储存与阅览需要电子软件与硬件来实现。

4 勘察设计单位电子档案较传统纸质档案的优势

4.1 共享性

勘察设计单位电子档案的共享性是指同一份电子档案超越时空，不受时空限制，实现电子档案的共享。而纸质档案大多是独份，有固定的时空限制，，难实现共享。

4.2 多样性

勘察设计的电子档案形式多样，有文字，有声音，有动画及视频，以多种形式呈现在需求者面前，而且电子档案易于修改，如改变其格式、内容、及错误点，使电子档案变得更加灵活便携，使用效率大大提高。而纸质档案形式单一，对纸质档案的修改不易进行。

4.3 经济环保性

科技进步，电脑应用也随之普遍，因此勘察设计的电子档案是既经济又环保的有效手段。电子档案在网络环境下，利用电脑网络的虚拟性拥有虚拟的储存空间，其通过电脑网络的共享性来实现电子档案的传输与利用，从而减少了资源的浪费；而纸质档案需要大量的纸张与人力去整理，这样既不经济又不环保。

4.4 保护原件性

电子档案再利用时可以减少文件的损耗，方便使用者重复使用，而纸质档案受各种因素影响容易损耗原档案的资料，不利档案的保存。

4.5 便于传输性

电子档案可以通过网络虚拟传送，穿越时空限制进行电子档案的传输，大大提高了档案信息资源的可用性。而纸质档案需要多种传输媒介，而且有时间的限制，不利提高档案利用效率。

结论：从上述的论述与对比我们可以明显看出勘察设计单位档案电子信息化的优越性，它是传统纸质档案所无法比拟的，因此勘察设计单位档案资料管理实现电子化信息化是勘察设计单位档案管理工作的内在要求，是适应时代要求的，是非常必要的。

参考文献

[1] 中华人民共和国国家档案行业标准归档文件整理规则.中华人民共和国国家档案局2000-12-06批准，DT/T22-2000

[2] 杨策媛、秦艳.《电子档案的特点与管理》，2011

[3] 于兴珍.《工程勘察设计档案资源共享的思路与问题探讨》，2012

[4] 陈红新.《浅谈环境档案管理实现电子化信息化的必要性》，2013