摘 要：学校进行档案的管理为的是真实记录历史，并为广大教职工、同学们、学校等提供可查阅的可靠、真实的信息。在这个新时期背景下，如何在档案管理现代化的发展要求下实现学校档案管理的标准化、专业化、现代化，已经成为当前学校档案管理新的挑战。在档案管理人员培养相对滞后，制度不完善、执行效果不佳，管理方式比较落后、信息化程度不高等的问题下，必需培养专业性的学校档案管理人才队伍，建立健全制度、增强执行力度，创新学校档案管理形式、提升数字化与信息化水平，拓宽渠道、搭建档案信息库等举措，实现新时期背景下学校档案管理的数字化、信息化、学习化，切实提高管理水平。

关键词：新时期背景下；学校；档案管理；措施

1 新时期背景下学校档案管理的重要性

一切学校档案的形成主要是由该个学校在教学管理、教学研究和对同学们的管理过程中形成。形成的这些学校档案保存了大量的数据、音像、图表、文字等信息，成为真实记载学校历史的有价信息材料，是学校历史发展的一面“镜子”，在学校管理、学校教学研究以及教学实践当中产生了巨大作用。目前“学校档案管理”主要囊括有：档案的保管、档案的整理、档案的搜集、档案的统计、档案的鉴定以及提供档案的查询等工作。学校进行档案的管理为的是真实记录历史，并为广大教职工、同学们、学校等提供可查阅的可靠、真实的信息。

随着我国社会的快速发展，尤其是“党的十八大”以来，国内社会面临着新的变化、新的形势、新的改革、新的发展，在这个新时期背景下，学校的档案管理也迎来了新的形势、新的问题，如何在档案管理现代化的发展要求下实现学校档案管理的标准化、专业化、现代化，已经成为当前学校档案管理新的挑战。

2 学校档案管理现存问题

2.1 档案管理人员培养相对滞后

我国档案专业自二十世纪六十年代开始在高校设置，但是起步晚，效果不明显，培养出来的档案管理人员还是比较少，人才资源供给受限，初中学校招聘不到专业素质过硬的档案管理人员。另一方面，再加上由于六七十年代的历史原因，78、79年才恢复高考，因此档案管理人才参差不齐，力学不高。除此之外，由于学校对档案管理人员的岗位培训以及理论培训的不到位、没有形成一整套完整体系的管理规章制度，使得难以构建一支技术过硬、专业本领强、业务素质高、人才层次构造合理的学校档案管理队伍。

2.2 制度不完善，执行效果不佳

目前，很多学校的档案管理存在着诸如制度不健全、甚至缺失等问题，管理方式比较随意，没有形成严格规范的档案管理制度。比如说，学校在档案的素材管理上，一些档案管理者通常会疏于对归档材料的认真、仔细的审查，致使一些归档的材料存在严重失实的现象，特别是同学们的档案存在严重的造假现象，使得档案的真实性严重缺失；其次是一些档案管理者在保管与搜集材料的思想意识上不到位，发现有些档案材料明明严重缺失却没有及时补充完整，使得档案材料的完整性大打折扣。

2.3 管理方式比较落后，信息化程度不高

当下，很多学校的档案管理部门依然使用的是传统的档案管理方式，即学校档案材料的收集、开发、利用依旧是以纸质作为最主要的形式，并且档案管理的数字化、现代化、信息化水平比较低。虽然纸质记录档案信息在长长的历史中发挥着重要作用，但正是因为历史的久远，使得纸质保存面临巨大的挑战，往往容易损毁、归档量大、重复利用率低、成本高等不足，这就迫切需要将其转成电子档案，充分利用电子档案具有的简便、存储量大、保存久等数字化、信息化优势，向电子化靠拢，已经成为新时期背景下学校档案管理发展的必然趋势。

3 新时期背景下学校档案管理措施

3.1 培养专业性的学校档案管理人才队伍

由于社会在发展、科学科技的进步、社会分工的明细，这对学校档案的管理以及档案管理人员的工作提出了非常高的要求，尤其学校档案管理人员的素质高低直接影响着学校档案管理的质量好坏。在新时期背景下的学校档案管理人员，务必坚持实事求是，与时俱进，解放思想、不断提升自己的能力，以适应新背景下的学校档案管理工作。因此，学校在选用档案管理者时，应当优先选拔具备专业的档案管理专业的人才，并且对他们进行专业、系统、全面的岗前培训，让他们掌握扎实的理论与方法，并让他们参与一定时间的入职实践，，进而确保学校档案管理的质量，提高他们管理学校档案的能力。

3.2 建立健全制度，增强执行力度

新时期背景下，学校档案的管理为了迎合发展，必须从自身上寻觅新的突破，以实现科学发展，应当切实做好学校档案的用人管人制度建设，建立健全的学校档案管理有关制度规定，实现档案管理的规范化与科学化。一是建立健全学校档案管理机制，做好管理人员的岗位责任分工，并且一旦发现管理不到位的要追究其责任。二是建立健全竞争上岗机制，通过多种途径选拔优质的档案管理专业方面的人才，并培养他们掌握多方面的能力和计算机应用技术。三是建立健全学校档案管理开支机制，确保管理人员的训经费，确保管理所需要的机器设备等。

3.3 创新学校档案管理形式，提升数字化与信息化水平

现代社会是信息技术快速发展的时代，学校档案管理工作一定要紧密跟上时代的步伐，不能老是“坐、靠、等”，要充分发挥思维，转变观念，积极、主动借鉴吸收先进的科技并运用到学校档案管理中，加强外部合作，引进档案数字化管理平台，提升数字化管理能力，并借助网络、媒体等先进的现代科技手段，更加高效、合理、科学的开展学校档案的管理工作，提升档案管理的效率与质量最终提高信息化水平，提升服务。此外，还要在学校档案管理过程中注意降低信息化、数字化所需要的成本费用，因为高科技的引入必定会给费用带来压力，这就要求尽量降低成本，使得管理效率与经济效益实现“双赢”。

3.4 拓宽渠道，搭建档案信息库

“档案信息库”是指在电脑存储工具上可以实现数据、信息、材料等的存储、共享的一种有效组织形式，而档案信息库的搭建不仅有利于档案的数字化、信息化管理，而且有利于实现学校档案资源的互相分享，为提高学校的档案管理水平，主推学校档案管理往数字化、信息化、现代化模式转变。因此，这就需要在搭建学校档案信息数字化的过程中，充分利用电子计算机将纸质的档案材料转化为电子计算机所能识别的信息，比如通过纸质档案的扫描、纸质档案进行电子版录入或者档案的编码，然后把这些数字信息存入到指定的大容量机器设备当中，以图像的格式、文本的格式、视频格式、音频格式等存储。其次，把收集转化成的各种格式的文件输入到指定的档案数据库里，进一步转化为机读数据，录入过程需要严格的校对审核，确保数据库存储的数据准确无误并被计算机完全识别。再次，建立后的档案数据库要及时根据变化进行科学调整：一是有时需要借助一系列技术让档案管理模不断简化、实现有序，或者一旦发现管理上出现问题，就应当及时分析矛盾、化解矛盾，切不可忽视或者置之任之；二是进一步深化档案的检索工作，进而为查询档案的客户提供便捷、高效的服务；三是切实做好数据的保护与保管工作，档案数据库的存储载体必需配有防磁、除尘、防尘等工具，并严格预防清理计算机病毒，保证数据的安全。

参考文献

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[3]陈青云.浅谈学校档案管理存在的问题及优化措施[J].办公室业务.2014，（01）