基于知识管理环境的企业档案工作研究

由于生产力和科学技术的不断进步以及近年来企业产权制度改革的不断深入，企业档案工作的任务、内容、范围都发生了很大的变化。在这种情况下，企业档案的信息也不可避免地遇到许多新困难、新难题。为适应知识管理时代新形势的发展，必须实施档案信息化管理，使用户可以在网际上自由地穿梭跨越，不受地理位置和时间限制地查询、共享档案信息，促使企业档案工作取得突破性进展，满足利用者多方面的需求。

1 知识管理的概念

所谓知识管理是指，在组织中建构一个人文与技术兼备的知识系统，让组织中的资讯与知识，透过获得、创造、分享、整合、记录、存取、更新等过程，达到知识不断创新的最终目的，并回馈到知识系统内，个人与组织的知识得以永不间断的累积，从系统的角度进行思考这将成为组织的智慧资本，有助于企业做出正确的决策，以适应市场的变迁。在信息时代里，知识已成为最主要的财富来源，而知识工作者就是最有生命力的资产，组织和个人的最重要任务就是对知识进行管理。知识管理将使组织和个人具有更强的竞争实力，并做出更好地决策。

2 企业档案工作的重要性

企业档案是企业各项活动的原始记录，真实地记录了企业的发展历程，是企业宝贵的信息资源。企业的各类档案，如文书档案、技术档案、人事档案以及知识资产型档案等，全面而真实地记录了企业在生产经营以及人事管理等方面的活动。企业档案工作是指对企业在生产经营活动中形成的各种资料加以整理、保垫以备日后利用的一项工作。企业档案工作是企业基础性管理工作的重要组成部分，是企业生产经营管理等方面档案信息的汇集中心，能为企业生产经营决策提供重要依据，为企业科研、设计工作创造必要条件。知识经济时代，企业纷纷实行新的知识管理模式以提高效益，获取更大的竞争力。当企业各部门的管理全面知识化时，档案工作的知识化管理改革是必要的也是必须的，同时也是可行的。

3 企业档案工作的瓶颈问题

3.1 被动服务，难以发挥档案的知识价值

近年来，应公众知情权意识的增强与政务信息公开进程的推进，社会对信息服务方式的研究力度也在加大。信息服务的方式分为主动服务与被动服务两种。主动服务就是信息部门主动将信息或有关信息加工产品提供给公众利用，如向社会散发信息手册、信息利用指南，通过新闻媒体、报刊杂志、广播电视等大众传播工具主动刊登部分信息，深入街道、社区开展信息讲座、信息座谈会等。被动服务则是社会先提出利用申请，信息部门根据社会的利用申请决定是否开放、以何种形式开放以及开放哪些内容等。

3.2 业务流程功能单一，缺乏可兼容性

导致业务流程功能单一的主要原因在于企业内组织结构层级化，机构设置冗杂，本可以综合处理的部门单行设置，部门设置过多，各部门业务流程的功能细化，呈现出功能单一的弊端。就档案业务流程来看，整个流程不仅呈现阶段式特征，并且整个流程围绕档案实体保管与利用的所有要求设置，功能非常明确单一。此外，原档案业务流程的兼容性差，在进行档案知识资源管理时，很难在原流程中嵌入知识资源管理的操作规程；在设计企业整体知识管理系统时，也很难将档案业务流程嵌入系统之中。这个问题，不是档案部门单独面临的问题，企业内情报部门、图书部门也同样面临，所以这是企业在设计知识管理系统时遇到的普遍问题。从这个角度上看，档案业务流程功能单一，不是凭档案部门的一己之力可以解决的，需要从全局的角度重新调整。

3.3 知识产权档案管理中存在的问题

知识产权档案类目的设置问题。档案管理有其基本原则，即遵循文件的形成规律、保持文件之间的有机联系、便于档案的保管和利用。知识产权活动的特点较为明显，知识产权档案的管理需要充分结合知识产权活动的这些特点进行，才能充分保证知识产权档案管理的效率。而事实上，知识产权活动的这些特点让档案部门的工作人员来把握，具有一定的难度，这就造成了档案工作者设置的知识产权档案类目不准确。

4 企业档案工作知识化的创新

4.1 推动企业档案工作信息化建设

企业档案信息化管理，即利用计算机、网络等现代信息技术，“激活”档案信息，使其进入企业信息化、社会信息化的信息流之中。档案信息化管理是企业知识管理的客观要求。科学运用知识管理体系中的数据库管理系统、数据挖掘技术、信息查询与检索引擎技术及共享技术等先进的信息技术，有选择地进行企业档案的数字化工作，积极推进网络化建设。同时，不能忽视企业知识的保护工作。档案信息流动必须与档案信息保密相结合，在管理、技术方面采取相应的保密措施。

4.2 企业档案部门要关注档案实体的责任管理与安全管理

企业档案的工作不论在任何时候开展，档案实体的责任管理与安全管理都是开展的主要基础，要将这个基础合理稳固，才可以让企业档案信息化管理顺畅开展。在企业管理环境上不断变化的过程中，智力以及创新资产成为了企业中最为重要的武器，其中企业对智力资产的更新和保护更加的关注。在这样的情况下，，企业档案的保管实体，需要将几方面转型准备好，其一要将企业管理的变化及时的顺应，要对工作目标的转型合理完成，将初期的服务和管理目标，转变到创新目标中，对固有的知识资源优势需要充分利用，同时还需要逐渐的开展资源的补充和更新。

4.3 建立新型企业档案管理机构

新型档案管理机构应该成为企业的知识资源管理中心和知识资源服务中心，可以配合企业的知识管理部门制定企业的知识资源整体规划。可以建立一个企业图书、情报、档案一体化机构，如档案信息中心等，使各类信息综合利用，实现企业信息资源的共享。皇明集团在档案室、图书馆的基础上组建了档案信息中心，该中心的重要职能是负责集团所有档案和图书的管理及开发利用工作，利用集团的档案、图书和互联网，积极采集截取企业所需的有关销售、生产、产品研发等方面的信息情报及时传递给集团的相关部门及领导，为集团的管理决策提供参考。

总之，在知识经济的大背景下，知识作为重要的生产要素和第一资源，已成为企业提高竞争力的关键。对企业档案进行知识化管理既是维护企业记忆、增强企业竞争力的需要，也是企业档案工作拓展自身发展空间的需要。

参考文献

[1]陈海静，基于知识管理环境下的企业档案工作创新，兰台世界，2010（6）

[2]原建芬，分析基于企业档案信息化的知识管理，管理学家，2013（22）

[3]李翠屏，知识管理环境下企业档案工作创新的思考，山东省工会管理干部学院学报，2008，14（4）

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