作者:张海燕 字数:2085 点击:

摘 要:经济的发展使得设备仪器等成为企业发展的重要固定资产,该种设备仪器的应用以及档案管理对于企业的发展都有着重要的意义。本文从企业设备仪器档案管理的重要性出发,,在分析当前管理中存在一些问题的同时探讨有益的改善措施。

关键词:企业;设备仪器档案;管理

1 企业设备仪器档案管理的重要性

设备仪器档案所指向的是企业的设备仪器的选购以及相关的验收、安装调试以及运行等过程中所涉及的具有保存价值的一些记录资料。这种设备仪器档案对于设备仪器的正常运行以及日常的维护等都有着重要的作用,项目档案的验收能够及时发现档案管理中的一些问题,从而能够采取有效的解决措施,以保证各项工程的顺利完成。

对于企业来讲,设备仪器是其科研生产的重要条件,也是其固定资产的重要组成部分,在企业的投资中占有较大的比重,是企业固定资产投资项目档案的重要内容。企业固定资产档案的管理,项目档案是项目竣工验收的重要保证,对于整个项目的验收以及消防验收等都有重要的影响。各种文书档案的制作和管理流程的完善,能够有效的反应一个项目的购入使用的情况,并且有利于后期维护工作的开展。档案管理工作水平的提升,能够为竣工验收提供参考依据,从而保证项目整体的质量,对于企业经济效益的实现有重要的影响。

2 企业设备仪器档案管理现状

对于企业来讲,设备仪器档案的建立是一个长期的过程,因此,其管理上也较为复杂,也有一定的难度。在当前的企业设备仪器管理中,受多种因素的影响还存在许多的问题,这主要体现为以下几个方面:

首先,企业设备仪器档案管理采取分散保管的形式。根据相关法律法规的规定,项目档案的管理应该采用集中统一的形式进行管理,具体到实践中就是以成套性原则为基础来开展相关档案管理工作。从设备的购置到后期的使用以及维护等都要有相应的记录资料,在一些企业中,更多的是从职能的角度出发来设置档案,使其呈现出分散性的特点。这种管理方式没有体现出项目的建设历史,也不能体现设备仪器档案管理的成套性规则等,从而对后期档案利用带来了一些困难。

其次,档案管理的职责划分不明确。在企业中,设备仪器的管理从项目的设立申请到其竣工,会有不同部门职责的交叉,但是也会存在职责上的差异等。但就管理而言,当前的管理模式没有将不同层次的积极性有效调动起来,从而使得档案管理职责的划分上存在相互推诿的现象,也给其管理水平的提升以及档案资料的使用等带来诸多困难。

最后,档案管理存在制度上的不健全。从当前的相关规定和实践经验来看,缺乏行之有效的档案管理制度和规范,对于档案管理人员职责的划分以及工作流程的安排等存在许多不合理的地方。这种制度上的不健全和缺失,使得档案管理工作无从开展或者在管理上存在诸多问题,具体的执行标准等方面会存在一定的偏差,使得档案管理对企业发展的推动作用无法实现。

3 加强企业设备仪器档案管理的有效措施

为了更好的实现企业档案管理的积极作用,实践中,我们应针对当前存在的一些问题采取有效的措施以提高其管理水平。

第一,推动档案集中统一管理的实现。在企业中,通过项目档案管理牵头部门等的确定来推进集中统一设备档案管理的进程。由资产管理等部门来负责推定档案管理,使其协调企业内部相关部门,不断的细化和完善设备仪器购置、使用以及维护等资料的保存和分离、整理等工作,由企业的档案部门进行统一的管理,提高其管理的整体水平。

第二,明确档案管理的职责。企业设备仪器档案管理工作水平的提升,要贯穿设备仪器的购置、立项申请到竣工验收等环节,并且明确每个环节的档案管理职责,使得各部门能够根据其职责来开展相关工作,使得相关档案能够实现集中统一管理的同时提高管理的整体效率。

第三,注重档案管理监督工作的加强。监督工作的开展对于企业设备仪器档案管理工作的开展有着积极的作用,实践中,要加强监督指导,使得设备仪器的购置、使用过程都能得到有效的监督,使其各项工作更具公开性和合理性。对于档案管理工作部门来讲,可以从企业的实际情况出发来制定相应的管理手册,为各项工作的开展提供依据,此外,还应开展档案管理工作相关的培训,使其能够更好的完成档案管理和监督工作,并加强相应的指导,以促使企业设备仪器管理水平的整体提升,为项目的顺利开展提供有效的保障。

4 结语

随着社会经济的发展,企业引入的设备仪器种类也更为多样,为了保证企业项目的顺利开展以及经济效益的实现,便应加强对设备仪器档案的管理。不断完善企业设备仪器档案集中统一管理的机制,明确各部门的管理职责,使得各阶段的资料都能得到有效的保管,为设备仪器的使用及维护提供有利参考和依据,也为管理水平的综合提升奠定基础。而档案管理部门还应注重发挥其监督指导作用,使其各项工作都能顺利开展,实现整体水平的提升。

参考文献

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