浅议高校档案管理信息化建设

经济的发展、社会的进步以及高科技技术的发展和应用，使我们进入了计算机时代、网络化时代和信息化时代。教育事业的发展，使高校档案管理也发生了质的改变，传统的档案管理模式已经无法满足当前信息时代下高校教育对档案的需求，所以为了满足高校教育发展要求和适应信息时代环境，必须实现高校档案管理信息化，加强高校档案信息管理体系的构建。

1 高校档案管理中常见的主要问题

（一）档案管理设施落后且管理意识薄弱

1.档案管理设施落后。虽然高科技时代、信息时代有效带动我国文化、政治及经济的高速发展，相关技术也在各大领域得到了全面应用和发展，但是很多高校因受到传统教育方式及管理模式的影响，使很多高校管理部门还没有掌握现代信息技术，尤其是档案信息化管理技术，很多高校的档案管理部门，其档案管理设施落后，档案库房、档案管理办公、档案阅览都集中在一起，不利于档案的优化管理[1]。

2.档案管理意识薄弱。部分高校领导对档案的重要性认识不够，导致对档案管理意识不强，甚至，很多相关部门及领导在实际工作中就直接忽略档案管理工作，待发现档案的使用价值时，档案的管理作用就得不到及时发挥，严重阻碍了高校各项工作的进度。

（二）档案管理人员专业素质不高且管理机构不合理

1.档案管理人员专业素质不高。很多高校档案管理人员都是以前的老管理人员，他们大多数都是靠以往的管理经验上任，所以随着经济及高科技技术的不断发展，他们的管理思想及方法已经无法满足当下信息时代对信息化档案管理的需求和要求，因为很多档案管理员队伍老化，缺乏计算机技能、网络技能等现代管理经验及技巧。

2.档案管理机构设置不合理。很多高校在档案管理过程中，往往将档案收集、分类、记录及传输等工作部门集中在一起，导致档案管理工作混乱，这种档案管理机制设置是及其不合理的，会随着时代进步和科技发展，走到被淘汰的边缘。

（三）档案利用率低且功能单一

1.档案利用率低。高校档案馆中的档案数量很多，其种类也很多，但是真正被使用到的只有少部分非常重要的档案，这导致很多档案利用率低，在很大程度上浪费了大量的人力、物力及财力资源。

2.档案功能单一。部分高校的档案馆只有档案整理与保存功能，不能满足广大师生对档案资源的需求。

2 高校档案管理信息化建设的必要性

（一）高校建设信息化档案管理符合促进高校发展的需要

随着信息时代的到来，使很多网络技术、计算机技术、数据信息技术等高科技技术广泛应用于教育事业，尤其是信息技术在高校档案管理中的应用。高校建立信息化档案管理系统，不但使高校的现代化教育水平得到有效提高，还有利于高校素质教育的进一步发展和深化，更有利于高校档案利用率及信息化管理速度的提升。

（二）高校建设信息化档案管理满足提升高校档案服务水平的需要

传统的档案管理主要是通过手工完成，在完成过程中会出现很多程序，这些程序将浪费很多人力、财力和和物力，使资源出现不必要的浪费，不利于档案的优化管理。而在高校档案管理中使用信息技术，建设信息化档案管理，不但有效降低了资源浪费，还能够提高高校档案服务水平，为高校档案管理提供强力的技术支持[2]。

3 建设高校信息化档案管理模式的具体措施

（一）实现标准化的档案管理

实现标准化的高校档案管理是高校档案管理信息化的建设基础和建设前提。第一，要求档案管理人员要克服档案管理标准不一且散乱的管理局面，努力打破打破现状，建立统一性、系统性和专业性较高的管理机制，为信息化档案管理营造良好的建设环境；第二，高校应邀请专业人员研究和分析高校档案信息化管理建设状况，并提出符合高校实际的信息化档案管理方案；第三，相关政府管理部门应根据多数高校档案管理问题制定符合适应高校档案管理的档案管理技术、设备规范及档案管理标准等，以此促进高校信息化档案管理。例如，网络数据库、通讯标准、信息传输标准及文献索引标准等的推出。

（二）实现数字化的档案信息管理

高校传统档案其载体一般都以纸质为主，在实际管理工作过程中档案管理工作者工作量较大，不仅查档困难，档案占用的空间也较大，致使高校档案管理费用支出逐年升高，同时由于其材质以纸质为主因此在长期保管的过程中易出现档案发脆、粘连、泛黄等现象使档案质量受到一定程度的损坏。而及时地进行档案信息数字化建设则可以很好的弥补传统档案的上述缺陷，使财力、物力、人力都得以极大的节约。数字化档案是指以计算机数据库形式对档案信息进行存放和组织，并通过特定软件对其进行排序和整理，通过软件检索功能则能够快速的查找到相应的档案信息。数字档案具有可复制性在存放上相对于传统纸质档案更加安全和便于管理，并且通过网络的传播功能能够更好的实现高校档案信息资源的共享[3]。

（三）建设安全的网络信息环境

信息技术应用在高校档案管理中时，难免会出现网络安全问题，如网络病毒、网络黑客等，网络问题如果处理不好将导致高校档案信息化管理建设难度增加，不利于高校综合教育的发展及档案优化管理的实现，所以高校档案管理人员及部门必须建设安全的网络信息环境，具体建设措施如下：第一，高校档案管理部门要根据高校教育、及档案实际情况，结合网络特征制定具有针对性的档案信息化保密制度和档案信息化安全制度；第二，高校要利用现代高科技培训方法不断强化和培养档案管理人员的信息安全保护、保密意识和保护技能；第三，高校应比较多种档案信息管理及控制系统，结合高校实际选择最适合高校的档案信息管理系统及控制系统，然后将信息系统及控制系统实行责任到人，并引入先进的计算机网络安全防范系统，以此防范网络“黑客”、“病毒”等危险行为对信息档案管理系统及控制系统的危害[4]。

（四）全面提高高校档案管理人员的专业素质及技能

现时代高校档案管理人员的上岗要求不但是要求管理人员有相关的工作经验，还要求管理人员有良好道德素质、专业素质及专业技能，这要求高校必须全面提高档案管理人员的专业素质、道德素养及专业技能，具体提高措施从以下几方面着手：第一，高校要根据档案管理人员的管理特点，构建针对性、科学性和完善性的管理人员培训制度，以此提高高校档案管理的业务水平，其管理培训内容有现代化档案管理、计算机应用技术、网络应用技术、档案管理法等；第二，高校要针对档案管理信息化建设实际，选调和引進专业素质高的计算机网络应用人才，并对计算机网络应用人才进行高校档案管理业务关知识培训，使计算机网络应用人才在最短时间内适应高校档案管理信息化建设工作。

4 结语

综上所述，传统的高校档案管理工作中常常出现档案管理机制设置不合理、管理方法不全面及管理人员素质不高等问题，导致高校档案利用率不高、档案信息出差错等现象，信息化档案管理作为现时代最有效的档案管理方法，理应在高校档案管理中推广应用，所以高校必须建设信息化档案管理系统，实现档案管理信息化。

参考文献

[1]程玉敏. 论高校档案管理信息化建设[J]. 福州大学学报（哲学社会科学版），2012，，03：109-111.

[2]郭鸿雁. 加快高校档案管理信息化建设[J]. 商丘职业技术学院学报，2012，04：119-120.

[3]张学. 浅谈高校档案管理信息化建设[J]. 办公室业务，2013，21：145-146.

[4]过奂颖，李剑华. 高校档案管理信息化建设的现状及对策[J]. 黑龙江科技信息，2009，31：225+65.

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