档案的作用与管理思路研究

档案是有史以来产生最早的一种文献形式，其也是现代社会信息中较为重要的门类之一。可对档案进行如下定义：它是国家机构、社会组织、个人从政治军事、科学、经济、技术、文化以及宗教等活动所形成的具有一定保存价值的文字、图表、声音影像等不同形式的历史记录。在我国，档案一词源自于清代，当时的涵义为存放在档架之上的案卷。现如今，随着社会的发展和时代进步，档案本身的涵义更加丰富，其作用也越来越明显。

1 档案的作用及制约档案作用发挥的因素分析

1.1 档案的作用

大体上可将档案的作用归纳为以下几个方面：

1.查考凭据。各党政机关、团体在进行领导工作时，需要掌握与工作相关的材料。而档案中真实、准确地记录了机关以往开展工作和各类业务活动的详细情况，通过对这些档案进行查考能够为党、政、军等机关部门进行决策提供咨询材料，不但有助于工作的顺利开展，而且还能使机关的工作效率随之显著提高。

2.参考依据。在档案之中记载着大量与生产活动相关的资料，如生产活动的具体情况、由此获得的成果以及总结出来的经验教训等等。这些资料可以作为工业、农业等行业生产以及经营管理的参考资料，从而为经济建设提供可借鉴的、具有情报价值的信息，这对于生产力的发展、经济效益的提高均具有一定的作用。

3.科学研究。大量的事实从各个角度证明了科技是第一生产力的观点，而科学技术的研究工作需要对大量有价值的历史资料进行潜心钻研，从中找出事物的发展规律，从而促进科学技术不断完善和进步。档案能够为科研工作提供丰富的历史资料，这使得科研工作的开展更加方便。由此可见，档案在科学研究中具有非常重要的作用。

4.宣传教育。长期以来，档案在弘扬我国悠久的历史文明和优良传统，宣传我党的光辉事迹和英雄人物，揭露社会腐败现象，进行爱国主义教育等诸多方面都发挥着不可取代的教育作用。这一作用与档案本身的历史性、直观性等特点有着直接关系。

1.2 制约档案作用发挥的主要因素

在不断的研究和总结中发现，档案本身的作用全部都是潜在的，只有当这种潜在性被激活时，其作用才能显现出来。换言之，档案的作用需要我们创造一个前提条件才能得以发挥。

1.社会因素。档案各种作用的发挥受社会发展水平的制约。相关文献记载，档案在资本主义社会当中获得了非常广泛的应用，而当社会体制转变为私有制时，档案的作用受到了极大程度地制约。到了社会主义阶段，档案的作用再次得以发挥。现如今，在档案工作者的不懈努力下，档案信息在党和国家的各项事业当中均发挥出了非常巨大的作用。

2.认知因素。人们对档案及档案相关工作的认知水平是制约档案各种作用发挥的又一重要因素。档案能否获得人们的有效利用，主要取决于人们对其认识程度的高低，而档案作用的发挥则与其利用程度有着密切的关联。大量的事实证明，对档案作用认识程度较高的地区和单位，档案本身的各种作用均能够获得有效发挥，反之则会严重影响并制约档案作用的发挥。所以通过增强人们对档案作用的认知水平能够使档案的各种作用获得有效发挥，也能进一步体现出档案自身的价值。

3.管理因素。档案作用的发挥需要具备一定的前提和基础条件，由于档案的种类较多，内容比较繁杂，，涉及领域较广，所以需要对收集回来的档案进行归类和保管，以便进行查找和使用，这就需要对档案进行科学的管理。换言之，只有管理好档案，使其内容真实、完整，才能发挥出其应有的作用和价值。如果档案管理工作不到位，不但会影响到档案作用的发挥，而且还有可能造成有价值的档案损坏或丢失。为此，必须做好档案的管理工作。

2 档案的管理思路研究

在当前的新形势下，想要做好档案管理工作，除了要明确思路之外，方法和手段也必须有效，这样才能不断提高档案管理成效，从而使档案的作用得以发挥。在实际工作中，可从以下几个方面着手加强档案管理。

2.1 创新观念强化管理意识

社会的发展和时代的进步对档案管理工作提出了新的要求，在这一背景下，想要做好档案管理工作，就必须摒弃传统的观念，不断强化管理意识，增强对档案重要性的认识，确保各项工作有序进行。首先，领导干部必须对档案管理予以足够的重视，以身作则，调动管理人员的工作积极性。其次，应当进一步加大宣传力度，让单位全体人员都对档案管理有一个全新的认识，同时应当采取相应的手段强化管理观念，让每个人员都能明确自己的责任和职责，确保档案管理工作顺利进行。

2.2 建立健全档案管理制度

想要保证档案管理工作的顺利开展，就必须建立健全与之相关的规章制度。首先，应当建立现代化的档案管理制度，确保档案管理的各项工作有条不紊地进行。其次，应当落实岗位责任制，借此来明确相关人员的职责范围，切实加强档案信息管理。再次，应当制定一套完善的考核激励机制，通过考核及优奖劣罚的方式，可以调动管理人员的工作积极性，使他们自觉、主动地参与到档案管理工作当中，这有助于工作效率的提高。

2.3 打造一支综合素质高的档案管理队伍

现阶段的档案管理工作具有较强的技术性，这对管理人员自身的素质和专业水平提出了较高的要求。想要确保档案管理工作能够顺利开展，就必须不断提高管理人员的素质和水平，打造出一只高水平的管理队伍，具体可从以下几个方面着手开展工作：首先，应当加强对现有管理人员的培训教育工作，并将重点放在专业基础知识和管理知识等方面的培训上，这样可以使他们的管理和专业水平获得同时提高，能够更好地应对工作中的各种问题。其次，要积极引进高素质的管理人才，并健全人才流动机制，从根本上提高档案管理水平。

2.4 建立电子档案管理体系

传统的档案基本都是以纸为载体，经过长期的摸索和实践，总结出了一套比较完善的管理体系。而随着电子类档案的增多，传统的管理方法和手段有很大一部分无法适用。为此，有必要建立电子档案管理标准。由于电子类档案的形成与存储介质具有一定的特殊性，所有管理方法和一些细节都需要进行相应的改变。首先，在管理方法上，可以通过计算机对电子类档案进行归档、整理，然后进行拷贝，同时档案的利用也可以借助计算机来实现，极大程度地方便了使用，有助于档案作用的发挥。其次，在电子类档案的收集方面，应当按照其形成规律进行整合，以此来确保档案的完整性。再次，要做好档案的安全管理。由于电子档案的形式比较特殊，从而使其中的资料容易被删改，所以在对此类档案进行管理时，必须加强安全措施，确保档案的真实性。

3 结论

总而言之，档案的各种作用是有目共睹的，档案的价值也逐步获得人们的肯定和认可。而想要使档案的作用得以充分发挥，就必须对档案管理工作进行不断加强，并采取切实可行的管理思路和方法，提高档案管理的成效，为档案作用的发挥打下良好的基础。

参考文献

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