摘 要：毕业生档案管理是职业院校档案挂努力工作的重要内容之一，毕业生档案的规范化管理，对于确保毕业生档案资料的安全性、完整性有着重要的意义，但目前，职业院校毕业生档案管理的规范性有待加强。鉴于此，本文将对职业院校毕业生档案管理现状进行分析，并就如何实现毕业生档案的规范化管理提出一些对策，期望为职业院校档案工作人员提供可行的参考。

关键词：职业院校；毕业生；档案管理；规范化

毕业生档案管理工作的效率与质量，对职业院校毕业生的就业、发展影响深远，，但是随着职业院校招生数量的不断提高，和办学规模的不断扩大，毕业生数量增多，毕业生档案内容的复杂性增强，使得职业院校毕业生档案管理工作难度不断加大，毕业生档案管理工作也就成为了职业院校档案工作的薄弱环节之一。在此背景下，强化对毕业生档案管理工作现状的反思，以及强化毕业生档案管理工作的规范化建设，有着重要的现实意义。

1 职业院校毕业生档案管理现状

1.1 制度缺失

完善的规章制度，是保障职业院校毕业生档案管理规范性的重要基础，而目前，我国许多职业院校在毕业生档案管理制度建设方面相对滞后，制度内容系统性不强，不能对毕业生档案的各个环节进行全面规范，导致毕业生档案管理工作秩序较为混乱，档案人员在开展毕业生档案管理工作时无章可循。

1.2 责权不明

由于对毕业生档案管理工作的认识不清、重视不足，我国许多职业院校毕业生档案管理工作缺乏合理的组织机构和明确的责权界定。许多院校将毕业生档案的收集和管理放在毕业生就业的末尾环节来进行，就业部门、独立院系、档案部门在该环节中的责任、权利、义务存在交叉，导致毕业生档案管理工作流程混乱、一旦出现问题各部门间相互推诿，严重制约了毕业生档案管理的成效。

1.3 规范化缺失

首先，毕业生档案管理的主观随意性较强，许多职业院校未设置专门的毕业生档案管理岗位，乃至由任课老师或院系负责人暂时负责毕业生档案管理工作，导致毕业生档案管理规范化不足，归档不完整，为后续档案保存、调用等工作造成不利的影响。

其次，毕业生档案保存工作不规范。我国教育部规定，毕业生的档案留在学校后学校可代为保管两年。但是，在实际的档案保管工作中这项规定并没有得到很好的落实。个别毕业生因档案丢失而在就业过程中受阻的情况时有发生，部分毕业生由于没能按照约定的时间完成转档事宜加之职业院校的档案保存不妥善，导致很多毕业生的档案成了死档案甚至丢失。

2 职业院校毕业生档案规范化管理措施

2.1 强化宣传，提高重视

要推进职业院校毕业生档案管理的规范化发展，就要首先提升职业院校档案工作人员的规范化管理意识，并使其充分认识毕业生档案管理的重要性。对此，职业院校领导和档案部门负责人应做好以下宣传工作：1）毕业生档案管理知识宣传教育。将毕业生档案的内容、性质、特点、用途等纳入培训教育范畴，使档案人员认识到毕业生档案是毕业生学业、就业信息的重要载体，事关其今后就业与发展；2）规范化意识教育。使档案人员认识到规范化的档案管理，对于提升毕业生档案工作效率与质量，减轻自身工作负担，优化工作成效的重要性，使其认识到毕业生档案资料遗失、损坏、错漏等问题将对毕业生就业造成的不利影响，使其树立规范化意识，提高其对毕业生档案管理工作的责任心。

2.2 更新观念，主动服务

树立服务意识，主动做好毕业生档案管理工作，是消除外界干扰因素，促进毕业生档案规范化管理的重要途径。对此，职业院校档案部门一方面应主动与毕业生档案来源地相应部门进行沟通联系，确保档案流动渠道通畅，保障毕业生档案资料完整性、安全性；另一方面要向毕业生提供主动的咨询、指导服务，对前来办理手续的毕业生一次性告知相应规定和制度，使其白办事流程，不至于多跑腿，乃至造成档案移交中的差错。

2.3 健全制度，明确责权

健全毕业生档案管理规章制度，是推进毕业生档案规范化管理的关键性举措。因此，职业院校应结合国家档案工作方针政策和法律法规就毕业生档案管理工作简历完善的、系统的制度体系，对毕业生档案的收集、保存、调用、转移等各项工作流程进行明确，对其中的各个操作环节做出详细的要求，以保证毕业生档案管理工作的全面性、规范性、有效性，使档案接收、保存、移交等工作有条不紊的开展。

此外，应对毕业生档案管理工作的组织构架、责权范围进行明确的界定，一方面确保档案部门在毕业生档案管理工作的独立性，明确各个档案管理岗位在毕业生档案管理工作中的责任，各项档案收录、整理、保存等专业性的工作必须由专业档案人员来完成，另一方面，要对院系领导、任课教师在毕业生档案收集、管理中的责任和义务进行明确，使其积极支持和配合毕业生档案管理的各项工作。

2.4 创新模式，规范操作

随着信息化时代的到来，职业院校毕业生档案管理工作的数字化、信息化趋势越来越明显。但总的来说，目前职业院校毕业生档案管理的信息化水平还普遍偏低，在此情况下，档案部门应积极转变毕业生档案管理模式，规范档案管理信息化操作，以保障档案资料的完整性、准确性，提升档案管理工作的规范性。

对此，职业院校档案部门一方面要强化学生电子档案建设，在每个学期开学时就为新生建立电子档案，并按照严格的格式、内容要求将其录入电子档案库，为后续毕业生档案的收集和整理工作提供便利；另一方面要不断完善职业院校档案传输网络，强化数字化档案信息库建设，全面实现档案资料的网上接收、传输，另外，要不断优化电子档案信息库检索功能、安全维护功能，以提升毕业生档案管理效率，并更好地维护毕业生档案资料完整性。

3 总结

综上所述，职业院校毕业生档案管理工作的影响因素较为复杂，要实现毕业生档案的规范化管理，需要职业院校档案人员的长期努力。对此，档案人员只有在充分认识毕业生档案管理现现有问题的基础上，更新观念、健全制度、创新模式，才能不断提升毕业生档案管理的规范化程度，为毕业生的就业及未来发展提供有力的支持。

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