作者:肖永菊 字数:3008 点击:

摘 要:高校档案信息化是指在档案管理活动中以数字化建设为核心,通过手工著录、扫描、数码处理等方式实现对历史馆藏纸质档案的数字化和开发、利用现代电子档案文件的过程,逐步实现档案馆藏数字化、管理现代化、传输网络化和信息资源共享的过程。高校档案信息化建设是信息时代的必然产物,是高校办公自动化的必然要求。为此本文就高校档案信息化建设谈个人的见解

关键词:档案信息化;建设

1 档案信息化建设的意义

随着科教兴国战略步伐的加快,高校档案信息化建设是高校档案部门面向外界了解世界、服务社会共享资源的一面窗口,是信息时代发展的趋势和社会信息化的必然要求。高校档案管理工作的对象、任务、性质都发生了较大的变化,各项管理工作已日益向自动化、信息化方向发展,将信息化引入档案管理已势在必行。利用计算机管理档案,通过网络进行信息传递,不单单是为了取代手工操作,更主要的是用现代化管理手段改造传统的管理体制,其目的是通过计算机及互联网进行收集、整理、归档、编目、利用、保管、检索等。实行科学管理,提供有效服务 ,充分开发和利用档案信息,最大限度地发挥高校档案信息资源的作用,即做到储存数字化、管理信息化、利用网络化的档案工作发展必然趋势。

因此,加快高校档案管理信息化建设是时代所需,是实现资源共享的必然要求。所以,高校档案部门应根据自身发展的需要,以高性能档案信息网为基础,加快高校档案信息化、数字化、网络化建设,实现信息化增值服务,使其成为档案信息输出和社会采集信息的重要媒介和平台,使高校档案管理部门从封闭走向开放,从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变,实现档案信息资源的合理配置、科学管理,为社会提供高效、优质的服务,发挥档案高校科研先导作用。

2 高校档案信息化建设的现状

1、经费不足,基础设施不完善。高校档案信息化建设的基础是信息化的硬件设施和软件设施。由于高校的重点工作在校园建设与教学质量的提升上,没有真正重视档案工作,只是将有限的经费投入到日常馆库建设以及档案收集、管理、利用等环节之中。对档案信息化建设的投入相当有限,缺乏机制性保障。致使地方高校档案信息化建设的硬件设施无法满足,而且配置较低,网络构建难以起步,开展档案管理的数字化、网络化建设缺乏基本物质基础。

2、档案信息资源缺乏。主要是档案数字化的深度和规模十分有限,制约了档案信息化平台的发挥,有的高校全文扫描的档案信息量至今没有实现“零”的突破。

3、档案信息化建设中缺少标准和规范,信息建设孤岛现象严重。高校信息化建设缺乏统一领导,大家各自为政、各取所需,未形成统筹安排、缺乏长远规划,没有标准和规范可以借鉴。使档案信息的公共服务范围小、利用率低。

4、档案信息化建设发展不均,电子文件的归档不规范。高校档案信息化、数字化建设明显滞后于数字化校园建设,尚不能做到同步发展建设。档案馆藏资源大多限于纸质档案,数字化档案资源不够丰富,尚没有推行与实施完善的,统一的标准,各高校在实际操作中随意性较大,不规范。对存储在计算机磁盘上的电子文件,无法得到妥善保存;有的虽有保存,但缺乏统一科学合理的管理办法,难以进行有效的管理,导致已经产生的有保存价值的电子文件(档案)流失现象严重。

5、人才匮乏、人员不足。从专业结构看,高校档案专业和信息技术专业人员极少,信息化人才极度缺乏,传统的档案人才队伍不适应以信息技术为手段的档案事业发展需要,特别是信息化建设与发展中的需要的复合型管理人才、技术人才严重匮乏,制约了发展的步伐,档案信息化建设处于“有想法,无办法”的尴尬境地。

3 高校档案信息化建设的对策

1、加强档案信息化基础设施建设,实现物质保障。高校档案部门利用现有档案资源,积极挖掘出有社会利用价值的信息资源,争取领导和财政部门对档案基础设施工作的重视和支持,多方争取资金,加大软硬件设施的投入。一是加强档案管理信息化硬件的配置,建设能够满足文档一体化、馆藏数字化、档案信息管理、数据存储迁移转换及备份、网络服务等功能所需的硬件设施设备,确保档案信息化建设的运行,并配置高速扫描仪、文件服务器、数据存储器等。二是建立信息化建设硬件集成和稳定、安全、可靠的局域网,解决档案管理系统专门的终端接口和系统功能集成等问题。

2、加快档案信息化资源建设,丰富馆藏内容。一是加强馆藏档案目录数据库建设,进一步扩大馆藏能力,切实改善档案保管条件。二是加快对高校馆藏原有纸质、照片、录音、缩微等档案载体的数字化转换工作。通过扫描加工、处理转变为文本、图像、图形、多媒体等数字格式的信息,存储在网络服务器中,利用计算机及信息系统提供查询、检索和浏览。三是做好原有馆藏档案文件级目录数据库建设工作的同时,加强机读目录数据库的建设,实现馆藏数字化。四是广开门路,从各方征集各门类精品档案,特色档案进行资源充实整合,促进档案信息资源总量增加,质量提高,结构优化,为全文登录及全文检索服务做好前期准备,实现信息资源联网。

3、建立健全档案信息化管理标准体系,实现制度保障。高校档案管理部门必须根据国家档案局颁布的《电子文件归档与管理规范》、《电子公文归档》等系列文件,结合高校自身实际,制定统一标准,统一规范的档案信息化管理制度和电子文件归档、档案电子信息采集、管理、利用、存储格式标准执行细则,使之逐步纳入法制化建设的轨道。做到管理条块交叉,直属、隶属关系明确,具备实行统一的规范管理条件。同时,加大调研、宣传力度,形成高校特色,统筹安排,制定长远规划,为师生和社会提供高效快捷的服务。

4、加强电子文件归档管理体系建设,实现电子档案资源整合。是高校档案管理信息化或数字馆建设的思想基础和追逐目标,核心是将高校来自各方面的电子文件(档案)能够通过网络向档案馆实现实时或定时归档。同时加强高校基础网、全文数据库建设并与办公自动化(OA)联网,实现电子文件在网络环境下的实时接收、归档、管理、利用和统计。

5、加强档案信息化人才队伍建设,实现人才保障。档案信息化是知识密集、技术密集的系统工程。 “培养”的重点是在职在岗人员。要对在职在岗人员普遍开展档案信息化知识和技能培训;“选拔”的重点是新人。有计划地招收懂计算机和网络的人才,充实档案干部队伍,为促进档案信息化建设提供持久的骨干人才保障。

4 结束语

高校档案信息化建设是档案工作在信息时代的必由之路,是实现高校档案信息资源共享的必然要求,是深化高校档案社会化服务的必然选择。高校档案信息化建设是一个系统工程、持久工程。高校档案部门必须改变传统的管理观念运用新的管理模式,,优化档案管理队伍努力为学校教学科研、管理工作,以及广大师生提供更加高效、便捷、优质的服务。

参考文献

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