摘 要：院级教学档案管理工作是大学档案管理的基础工作之一，其管理水平，直接影响高校整体的管理效果和形象，特别是实施二级管理和学分制的大学，对院级教学档案管理的要求更高。因此有针对性的加强院级教学档案管理，充分发挥其档案来源、整理、归档等管理基础与保证作用，提高院级档案管理水平是保证大学二级管理、学分制可持续性落实的工作重点，应引起广大教育管理者高度重视。

关键词：学分制；教学档案；院级管理

目前各大学顺应人才培养特点需要普遍实施了学分制教学管理模式，但不容置疑的是，学分制相关制度、措施的有效实施与落实，需要完善的教学管理基础条件和行之有效的管理模式，如实行选课制和弹性学制，模糊了专业、班级的概念，对学校的教师数量和质量、课程的开设、教室资源管理、学生班级活动的开展、学生学籍管理等都带来新要求，特别是对本来就比较薄弱的大学教学档案管理工作挑战更大，因为学分制下，教学档案管理的周期更长，内容更多、变化更大、要求更高等。而大学教学档案的产生、整理、保存、归档等一系列管理工作的重心和基础在于大学中的二级单位——学院，以学院为单位，由老师、学生、教研室、院级教学管理办公室、各科研项目组、各研究中心等产生的教学档案是构成大学教学档案的绝大多数。因此，强化院级教学档案管理工作是提高大学教学档案管理工作水平的基本途径和保障之一，也是大学学分制能否有效、可持续开展的基础条件。开展此研究有其现实指导意义。

1 大学教学档案管理工作基础在学院

教学档案是指教师、学生、管理人员在日常教学、教学管理过程中形成的具有保存价值的文字、图表、数据、录音、录像等各种形式和载体的材料。对这些资料进行收集、整理、分类、归档、保管和使用等就是教学档案管理。教学档案是学校教学管理、教学实践活动过程的真实原始纪录，是大学教学管理水平、教学质量、办学成果的真实反映，是学校的宝贵财富，更是大学档案管理的重要组成部分。

大学教学档案一般包括教学文件档案、教务工作档案、教师业务档案、学生学习档案等。绝大多数教学档案来源于教学第一线的院级教学单位，产生于教学过程中的学院、教研室、教师、学生等多个层次、多个环节，形成数量庞大、种类繁多、时间跨度大的档案材料。因此大学教学档案管理重点和基础在于具体承担、落实教学工作的各学院，院级教学档案管理工作的能力、质量和水平，决定着大学教学档案管理的效率和效果。

因此探寻强化院级教学档案管理的途径与措施，提高和完善院级教学档案管理工作质量和水平，是保证大学校级教学档案工作能力和水平达到学分制教学管理制度要求的基础，，是有效提升大学教学管理水平的必由之路，对推动我国大学教育教学改革和扩大与外交流都有客观的、现实指导意义。

2 院级教学档案管理存在的主要问题

现实中，各大学教学档案管理往往是以大学档案馆为龙头，以行政档案管理规范来收集、整理、归类和要求教学档案的管理工作等，客观忽视了教学工作特点以及学分制对进行档案的特殊性要求等。加之档案管理工作开展是以行政管理为依据，缺乏专业性的考量，因而存在如制度不完善、人员不专业、设施不齐备、不重视、信息不完整等问题，进而成为制约大学学分制管理制度有效开展与完善的基础性工作瓶颈之一。

2.1 制度不完善，即没有与学分制配套的院级教学档案管理制度与标准

现实中，几乎所有的大学对最基本的院级教学档案管理工作都没有配套制度和标准，仍延用过去的校级行政档案制度和要求。而实施学分制必须要有与之配套的选课制、学籍管理制度、导师制、聘任制及教学质量评估等制度和规范，同时，还要构筑一套全校互通的教学管理信息平台，包括选课运行系统、学籍管理系统、导师遴选系统、后勤保障系统、教学质量监控系统、招生就业系统等。如果没有配套的科学、规范的教学档案材料，学分制的优势与特点根本不可能有效体现。

2.2 人员不专业，即无专门岗位设置和人员配备

目前，我国大学档案工作的重心在学校一级，通过学校的档案馆机构负责所有的档案管理相关事宜，包括教学档案。而在产生教学档案的主体单位各学院一般没有设置专门的教学档案管理人员岗位，也就没有专人负责该项工作。现实中院级教学档案管理工作多由教学秘书和部门行政秘书兼任。这些秘书平日大多忙于教学、科研、人事、办公室等事务，不可能有多余的时间和精力来开展档案管理工作；同时他们大多不是科班出身，缺乏系统的档案及档案管理专业知识，平时做的档案收集与整理等工作仅凭经验与制度规范，并没有具体的理论指导，对文件规范意识及档案的实用价值缺乏应有的鉴定能力，致使档案材料的收集与整理工作具很大的随意性。不可能很好的满足学分制实施的档案管理要求。

2.3 无条件，即缺乏科学管理手段、方法和必要设施等

尽管学分制在我国大学推行已多年，但迄今为止也只能称为学分学年制，其学分制的主要特点和优势并没有真正有效的被体现，究其原因无不与我国大学教学管理、特别是教学档案管理等基础条件不足有关。现实中各大学、各学院对教学档案管理工作少有投入，制度建设、人员配备、设施购建都不完善，缺乏科学管理的手段与方法，在大量教学档案管理工作面前，人们普遍只能就事论事，只讲数量不讲质量的开展工作。日常事务往往只是将材料放入档案盒，没有及时整理归档，建立电子文档等，更谈不上对归档材料的审核、保存和有效利用等。这些与学分制对教学档案管理的基本要求不符。

2.4 不重视，学院、教师等忽视院级教学档案管理

现实中，大学的教学档案管理多处于学校综合性档案管理范畴之中，管理机构、管理人员、管理制度、标准等都遵循学校综合性档案管理的要求，没有就院级教学档案管理单独设置部门、配备人员、明确标准和制度等，很少有开展专门的研究，致使学分制背景下教学档案的特殊性、有效性、适应性等难以保证学分制教学管理制度的特点要求。

同时教师们普遍对档案管理工作的重要性认识不够，表现在不能保证必要的档案按时、全面的归档。更有个别教师对学院、学校的教学档案提交要求置之不理，造成个别必要的教学档案不完整等现象时有存在，严重影响管理质量。

2.5 档案信息内容不能满足社会服务的需要

由于大学教学档案的保存材料是建立在行政管理的传统制度与规范前提下的，其内容、种类、形式等，仅没有做到与时俱进及时补充，更是严重缺乏应用价值，时常会有需要的材料没有、不需要的材料一大堆的难堪情况。特别是已毕业多年、小有成就的学生往往需要大学期间自己学习方面的许多信息，学校在发展过程中也需要不断的提炼组织文化等素材，这些在现有的教学档案材料中很难有收获。这就使得档案管理出现费时、费力、费人工，还产生不了其为教学服务、学校建设的应有价值，更难以开展应有的如查询服务等社会服务，其档案价值没有被充分体现等。

3 院级教学档案管理的强化措施

3.1 加大宣传、重视院级教学档案管理

高校教师、教学管理人员、学生是决定教学档案管理质量的主要因素。因此，加大档案工作的宣传力度，提高广大师生的档案意识和管理观念尤为重要。教育部颁布的《高等学校档案管理办法》明确规定：“高等学校中的个人对其从事教学、科研、管理等职务活动所形成的各种载体形式的档案材料，应当按照规定及时归档，任何个人不得据为己有”。大学教师、管理人员、甚至是学生都应该清楚地认识到，在教学活动中形成的、属归档范围的文件材料，虽然是自己劳动汗水的结晶，但是无权占为己有，这些材料是受档案法保护的学校固有财产，必须保证其完整无缺，并按照规定向档案室移交。

同时要充分认识到院级教学档案工作是学校档案工作的基础性保障，是学分制教学管理制度有效性的基础，决定着学校档案管理的效果，只有提高了学校、学院、教师、学生的档案管理意识，切实重视教学档案的管理，保证教学档案的及时、完整、科学、有效的被整理、保存和应用等，才有可能改变目前普遍存在的院级教学档案管理弱化的现状，有效推动大学的二级管理和学分制的有效实施等。

3.2 完善院级教学档案管理制度与规范

随着我国大学规模的扩大，二级管理和学分制成为各大学教学管理的主要方法，但由于诸多原因，学院并没有足够的管理权力和资源自主开展各项工作，日常运营管理资源的投入和制度性规范依然执行学校一级的。因此对院级教学档案管理工作的开展不仅没有专门的投入，缺乏专业人才，更是没有完善的工作制度与规范，不同学院对相同材料的处理流程、要求不尽相同等，教学档案管理工作效率和质量也不能满足学校、学院发展和学分制的要求。

因此，在二级管理和学分制背景下逐步完善院级教学档案管理制度与规范，积极构建院级教学档案管理体系刻不容缓。

3.3 加强档案管理人员培养，保证工作质量

由于我国大学长期普遍不重视教学档案管理工作，致使其成为制约学分制有效落实的瓶颈。而优秀的成绩一点是优秀的人干出来的。通过对教学档案管理人员从流程管理的角度开展全过程专业培训，逐渐打造专业的档案管理队伍，提高教学档案管理的能力和水平。同时通过制定统一的过程管理标准和规范，统一标准、内容、格式和程序等，以逐步实现教学管理档案的规范化、标准化和电子化，真正意义上从基础管理的角度提升院级教学档案的有效性。

3.4 强化教学档案形成过程的监管，确保教学档案质量

教学档案的有效性一定程度上取决于教学档案收集、整理等过程的规范性，而规范性的落实必须要长期坚持执行标准的、统一的、规范的相关制度与标准，并形成工作传统和风格。如档案管理员要坚持原则，严格按制度规范办事，档案管理文件材料要真实、准确，切忌因自己工作上的不周或外界干扰影响教学档案的及时性和高质量，甚至造成不良后果和恶劣影响等。特别是关系学生未来成长的档案更应按照统一标准、统一模式、统一要件等强化管理。

同时在工作中应加强教学档案的分类、整理和鉴定等。教学档案管理质量的前提是正确的资料归类，然后针对不同类型和重要性，区别管理。而这往往是院级教学档案管理的软肋，因为没有足够的人力、物力、制度、规范和经验等。因此加强教学档案的分类整理、鉴定工作，是确保教学档案管理质量的核心内容之一。为此需要强化以下几点：

首先，要按照学生培养方案的流程，明确不同档案材料的重要性，区分不同等级或类别。针对不同等级的档案资料采用ABC分类法开展差异性管理。

其次，加强对管理人员工作质量的考核与评价，提高工作责任心和积极性，确保档案管理的质量。通过对管理人员的培训，明确制度性规范与要求，通过岗位职责的形式要求管理人员严格按制度规范、区别不同资料，正确的、有规律性的开展有效工作。

第三，加强院级教学档案管理硬件设施与条件的投入和建设，加强对档案实体分类理论的研究，不断总结分类整理经验，提高档案分类整理质量，从而提高档案管理的电子化和标准化。

3.5 积极开拓教学档案的服务功能

档案的生命在于它的适用性，教学档案不能得到合理利用，只是被分门别类的锁进档案柜中，成为“死档案”，那就不具有存在的价值。因此，教学档案的管理任务之一是积极开发教学档案的应用价值，主动为教学管理工作和学生服务。如将教学管理制度、优秀教师的讲稿、教案、教学工作总结、教学研究论文、历年的试题、学生考试的试卷分析、优秀毕业论文、师资情况、教师历年的科研成果等汇编成册，供广大教师、教学管理人员、教学研究人员以及学生查阅等。这不仅能教学档案管理的良性循环，更能够丰富教学资源，改进教学管理、提高学校办学水平和教师的素质，最大限度地发挥教学档案在高等教育教学各环节的基础性作用。

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